005. Sobre Expedientes

INTRODUCCIÓN

No sabes en qué tipo de proyectos sacas más rentabilidad.

No te acuerdas cómo se llamaba el cliente del proyecto de Montaner del Río.

No eres consciente de cuantos proyectos tienes parados

¿Te habrán abducido los extraterrestres?

La verdad está ahí fuera.

La verdad verdadera es … que tienes un pésimo sistema de gestión de expedientes. Así que escucha este podcast porque vamos a ver cómo organizar tus proyectos.

Hola a todos y bienvenidos al episodio número cinco de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre todo lo que no tenéis que hacer y algunas cosas de las que sí podéis hacer para mejorar el resultado de vuestros proyectos.

ÍNDICE

  • 01:27. Expedientes
  • 02:10. Estructura de carpetas
  • 03:22. Datos asociados
  • 06:42. Códigos de expedientes.
  • 13:23. Análisis de datos
  • 14:16. Herramientas para gestionar expedientes
  • 15:00. Base de datos
  • 17:17. Aplicaciones de tareas
  • 18:42. ERPs
  • 19:29. ERPs específicos para AECO
  • 19:45. Implantar ERP en tu estudio
  • 21:42. Despedida

EXPEDIENTES.

Como he dicho en la introducción de hoy vamos a hablar de Expedientes

Y cuando me refiero a expedientes me refiero a una unidad administrativa de control orientada a un objetivo (normalmente facturar) y cuyo contenido, en un estudio técnico, generalmente es un proyecto

Entendemos por “proyecto” a un servicio que ofrecemos que tiene un inicio y un fin.

Pero podría darse el caso de que el expediente no fuera un proyecto (por ejemplo, un servicio de asesoramiento técnico a un cliente mediante minuta fija mensual y que no tiene tiempo definido, o un servicio de mantenimiento, o de formación continua a los trabajadores, etc).

Por eso prefiero, genéricamente, usar la palabra Expediente a Proyecto.

ESTRUCTURA DE CARPETAS

Pero más allá del problema semántico, el verdadero problema está en cómo tienes organizado tu sistema de gestión de expedientes: como creas, modificas y obtienes información de él.

Es probable que, tu forma de abrir un expediente es que, cuando te llega un encargo creas una carpeta y en ella vas metiendo todos los archivos de ese trabajo.

Hoy no vamos a hablar de cómo organizas esa carpeta por dentro, que lo trataremos detenidamente en otro capítulo dedicado a la gestión documental. En el capítulo de hoy nos vamos a quedar en la carpeta contendora del expediente.

Pues esta carpeta, seguramente, la tengas dentro de una carpeta que llamas PROYECTOS y dentro de esta tengas varias subcarpetas para agrupar esos proyectos por grupos (también conocidos por portafolios): que pueden ser por clientes, provincia o municipio, por año o todas directamente en la misma carpeta de proyectos.

A esa carpeta le pones un nombre identificativo y, en el mejor de los casos, le pondrás un código o alguna clave y ya te pones a trabajar.

Seguramente pensarás que es el mejor sistema de organización de proyectos (como todos pensamos de nuestro sistema). Porque eres capaz de identificar en qué carpeta tienes cada proyecto.

DATOS ASOCIADOS

Pero eso es porque te has centrado en dónde colocar archivos. Pero, como he dicho antes, no tienes que confundir la gestión documental, es decir, cómo organizo los documentos, dónde guardarlos y cómo encontrarlos, con un sistema de gestión de expedientes.

Porque si yo te pregunto ¿cuántos proyectos has hecho en una provincia?, o ¿cuál es tu mejor cliente? o ¿cuántas licencias de apertura de hostelería has hecho en los últimos 5 años? ¿sabrías responderme?

Todos estos datos están en tu ordenador, pero al tenerlo organizado por carpetas, tienes que ir pinchando de una carpeta a otra, apuntando datos y, en definitiva, perdiendo el tiempo buscando información y esto te pasa porque no tienes un sistema que te permita asociar a los trabajos los datos que necesitas.

Porque, además de los archivos de trabajo, los expedientes tienen datos asociados (como el nombre del cliente, o fechas, estado del proyecto, etc) y la estructura de carpetas no es el mejor sistema, por lo vas a necesitar una herramienta complementaria.

¿Qué datos debes tener de un expediente?

De un expediente te puede interesar conocer muchas cosas:

  • Fechas (de creación y de cierre).
  • Localización (Dirección, Municipio, Provincia, CP, etc).
  • Datos del cliente (nombre, teléfono, NIF, …)
  • Datos de otros agentes intervinientes
  • Datos sobre clasificación por uso (residencial, comercial…)
  • Estado del expediente (abierto, en espera, en desarrollo, …)
  • Presupuestos (emitidos, aprobados, pendientes, anulados, …)
  • Facturación (recibidas y emitidas, cobrada, pendiente, …)
  • Fase actual del expediente (proyecto, obra, …)
  • Horas dedicadas y ratio €/hora.
  • Y otros muchos datos asociados …

Como entenderás, toda esta gestión de datos no podemos realizarla a través de una estructura de carpetas.

Es decir, podemos organizar los expedientes por carpetas de cliente, de localización, por fechas, etc. Pero siempre nos faltarán carpetas para clasificarlos.

Además, hay datos que son variables (como el estado del expediente) y no vamos a estar moviendo los expedientes de un sitio a otro.

Por lo tanto, lo más recomendable es tener estos datos en una aplicación aparte, que sea la que permita la estructura y análisis; y dejar las carpetas del expediente en una ubicación fija.

Y esa herramienta, como lo que vamos a guardar son datos, debería tener estructura, de lo que se conoce como “base de datos”, y aquí ya lanzo un avance de lo que nos espera al ver las herramientas para gestionar expedientes y que vamos a analizar al final del capítulo

Con lo cual ya no importa tanto la estructura de carpetas de los expedientes, porque la gestión la vamos a realizar desde otra aplicación, que incluso, podrá tener un acceso directo a la carpeta por lo cual ni siquiera vas a pasar por el explorador de archivos, sino que directamente accedes a la carpeta estén donde estén.

CÓDIGOS DE EXPEDIENTE.

De todos los datos que hemos hablado antes, hay uno que es fundamental para el funcionamiento del sistema.

Y es que necesitamos que cada expediente sea inequívocamente único y para eso necesitamos que cada expediente tenga un identificador.

Podemos tener proyectos del mismo cliente, del mismo año, en el mismo Municipio, pero cuando queramos hacer análisis no puede haber varios expedientes con el mismo identificador porque si no puede llevar a confusión.

Por lo tanto, vamos a necesitar un código único que generalmente será un nombre o código con el que nos vamos a referir al expediente.

Este código podrá ser cómo queramos, podemos usar todos los tipos de caracteres que queramos. La única condición es que sea único.

En esta parte podemos tener la “tentación” de introducir paquetes de datos dentro del código. Por ejemplo:

  • Una o dos letras para referirnos a la provincia, municipio o localización del proyecto,
  • números para referirnos al año que abrimos el expediente (19, 20, …),
  • un código de tres letras para referirnos al tipo de proyecto (APE para licencia de aperturas, RES para residencial, etc.),
  • unas letras para indicar el cliente.
  • Y normalmente después ponemos un número que podrá ser consecutivo desde el primer expediente o que cambie según el grupo (como reiniciar la numeración todos los años).

Lo mejor parte viene cuando entendemos que todos estos paquetes los podemos combinar de mil formas posibles, añadiendo además separadores entre ellos como guiones, guiones bajos, barras, contrabarras, etc. Y obtenemos una explosión de situaciones a cada cual más interesante.

Los caminos de las nomenclaturas son insondables.

Además, esto es complementario a la estructura de carpetas que tengamos, es decir, alguien que tenga los expedientes organizados en carpetas por clientes, pondrá en el nombre de la carpeta de expediente el año de inicio del proyecto, o lo que es peor todavía, que además duplique los datos poniendo a su vez, en el nombre de carpeta el código del cliente dentro de la carpeta del cliente.

El problema de todo reside en que quieres controlar, mediante nomenclaturas y estructura de carpetas, el sistema de gestión de expedientes. Y como estamos viendo, no es la mejor forma.

Y si no te he convencido todavía te voy a poner dos ejemplos de cómo NO debes usar los códigos.

El primero sería el típico de ponerle un código por año de apertura del expediente (y aquí me voy a echar varios enemigos).

Pongamos un proyecto que empieza en noviembre de 2015 y que denominamos 15/39 (el proyecto 39 del 2015). Este expediente se paralizó (por varios motivos) y se reanudó en marzo de 2016. Se pidió licencia de obras en septiembre y se obtuvo licencia en enero de 2017. La obra duró un año y medio y terminó en junio de 2018.

Ahora nos piden una documentación relativa al expediente y la mayor parte del trabajo se realizó entre el 2016 y 2017, pero el expediente está en una carpeta del 2015. No tiene mucho sentido.

Tendría sentido si los expedientes son cortos y, normalmente, comienzan y terminan en el mismo año. Por ejemplo, si haces tasaciones, aperturas o ITEs.

De todas formas, no es necesario que el expediente tenga la fecha de cuando se creó, porque ese dato está reflejado en la base de datos de expedientes, junto con el resto de las fechas. Si necesitas saber cuando comenzó consultas la base de datos.

Otro ejemplo sería con el nombre del cliente.

Un cliente Salvador López Aguilar, nos encarga una reforma de oficina. Así que creamos su carpeta con su nombre y dentro de esta metemos otra para el proyecto y le ponemos las siglas SLA.

Comenzamos el proyecto y cuando estamos a punto de entregarle la documentación nos dice que el proyecto no va a su nombre, que va a nombre de su empresa (o su mujer, que también me ha pasado) y la empresa es Bufete LA. ¿Ahora qué hacemos? ¿Renombramos carpetas y perdemos todas las referencias que tenemos enlazadas?

Como de todo se aprende, ya sabes que tienes que pedirle al cliente todos los datos de los agentes que van a intervenir y quién va a facturar, quien va a firmar el proyecto, etc.

¿Todos estos datos dónde los vas a meter? ¿En la agenda del teléfono? Y ¿cómo se relacionan con el expediente?

Podría seguir poniendo ejemplos, pero creo que a estas alturas creo que ya tienes la idea que te estoy planteando.

Por lo tanto. Yo para elegir el código añadiría alguna condición más: que sea lo más simple posible.

Y, por ahora no he encontrado un sistema más sencillo que ponerle un número consecutivo. Fin

El resto de los datos en la base de datos y el código del expediente un número.

Yo, particularmente, llevo más de 20 años, en las distintas empresas que he tenido, usando este sistema y no ha habido ningún problema.

Todos los que han trabajado conmigo han sabido cuando yo les decía el proyecto 57 o el 245 a qué expediente me refería.

Sí que es verdad que tendrás que decidir si la numeración es tal cual, o vas a usar un código con 3 o 4 dígitos (para ordenar bien las carpetas y poner ceros delante hasta completar los 4).

Yo en mi caso uso 4 dígitos, porque es improbable que llegue al 10000, ya que tendría que hacer 250 expedientes al año, es decir una media de 21 al mes.

Y el primer expediente es el 0000 que es el expediente de la empresa y al que asociamos todos los datos que no pertenecen a ningún expediente concreto.

Y ese código lo pongo, además de la carpeta dónde guardo los archivos, en todos los archivos y documentos del proyecto, en la agenda donde me apunto el tiempo que dedico a cada expediente pongo una cita con el código y la tarea, en los correos electrónicos, en los presupuestos y facturas, en definitiva, en cada uno de los sitios dónde quiera marcar que pertenece a un expediente.

Para que pueda realizar búsquedas cruzadas, con este dato como referencia común.

ANÁLISIS DE LOS DATOS

Porque esta es el gran objetivo de todo el sistema de gestión de expedientes. Analizar los datos para tomar decisiones.

No tiene sentido tener datos por tener, sino el poder sacar de ellos la información necesaria en cada momento.

Porque con los datos bien ordenados y clasificados podrás:

  • Qué clientes son los mejores.
  • En qué zonas sacas más rentabilidad.
  • Cuantos proyectos te suelen venir periódicamente y hacer estimaciones a futuro.
  • Saber de qué proyectos sacas más rentabilidad (por usos, o por tipos)
  • Si esta rentabilidad va creciendo o decreciendo.
  • Clasificar los proyectos por estado o fases (parados, pendiente de cobrar, sin contratar, etc)

Y así todos los análisis que se te ocurran.

Por lo tanto, las herramientas que vamos a necesitar tienen que ir enfocadas en poder almacenar datos y que de ellas se puedan extraer o combinar para que se puedan hacer los distintos análisis.

HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR EXPEDIENTES

¿Qué aplicaciones hay en el mercado para organizar los expedientes?

Pues seguramente tendrás alguna herramienta para gestionar proyectos, pero estas están centradas normalmente en controlar las tareas, pero ¿dónde ves, por ejemplo, qué proyectos están activos o parados? ¿Mueves carpetas de un sitio a otro?

Pues en el mercado no hay muchas específicas, pero sí suficientes. Hay unas más sencillas que otras, otras más económicas que otras, algunas con más funcionalidades que otras, pero en casi todas podemos hacer una buena gestión de los expedientes.

Lo importante no es tener la mejor herramienta sino tener un sistema razonablemente adaptado a tus necesidades y usarlo. Esto significa que lo alimentes de datos y lo tengas actualizado para que sea eficaz.

BASES DE DATOS

Entre las herramientas para gestión de expedientes, como dije al principio de programa, lo que deben tener es estructura de base de datos y como tal, la primera que se me ocurre es la unidad básica de una base de datos que es una tabla simple u hoja de cálculo y aquí se nos viene a la cabeza (Excel, Google Sheet, etc).

Aquí podrás crear filas y columnas, cuyo encabezado será el nombre del campo y en el resto de filas los datos correspondientes.

Son fáciles de manejar y muy personalizables y adaptables.

Hacerla en esto, al revés de lo que parece, es un buen ejercicio para aprender a manejar un sistema de gestión de expedientes. Porque tendrás que decidir qué campos poner, cuales usas, etc. Como manejar los filtros, categorías y preparar tus informes personalizados mediante gráficos, tablas dinámicas, etc. También poner un acceso directo a la carpeta para no tener que ir al navegador.

Puedes tener varias pestañas con datos entrelazados: por ejemplo, con facturas o presupuestos y que te rellene datos automáticamente a partir de datos de otra pestaña, etc.

El siguiente nivel sería integrar todas estas distintas pestañas en un sistema más eficiente para realizar análisis de datos que ya sí que serían las bases de datos como Access, etc.

En ellas tendrás que personalizar todas las tablas y realizar todas las conexiones entre tablas, fichas de entradas de datos, informes, etc.

Pero si no te manejas muy bien con estos sistemas con un Excel con pestañas te bastará.

Sobre esto tengo algunos artículos en mi blog y un video de cómo organizar los expedientes en Excel que dejaré el enlace en las notas del programa

Una vez aprendas a manejarte con estos conceptos y definas cuales son tus necesidades, podrás pasar más fácilmente a otro tipo de software, además que sabrás qué necesitas y tendrás un criterio para elegir.

Es como cuando aprendimos estructuras a través de matriciales y vectores. Tienes que saber cómo funciona internamente, pero después vas a usar un programa que todo esto lo hace automático.

APLICACIONES DE TAREAS

Por otro lado, tenemos aplicaciones de gestión de tareas que, aunque no están orientadas a tal fin, sí que podemos hacer alguna adaptación para gestionar los expedientes.

En este tipo tenemos por ejemplo Trello.

Si manejas Trello como gestión de tareas de los expedientes podrás crear un tablero de control de expedientes. En este tablero cada tarjeta sería un Expediente al que asociamos etiquetas de datos mediante etiquetas, “campos personalizados” y las podemos mover de una columna a otra según el estado del proyecto. P.e: por fase o estado de avance, etc.

Esta tarjeta, a su vez, te puede enlazar con otro tablero dónde están las tareas, pero en el de expedientes controlas de un vistazo muchos datos de los expedientes.

El problema que tiene Trello es que seguramente no podrás tener todos los datos que quieres y no puedes hacer análisis de datos.

Pero podría ser una forma gráfica y rápida de un primer acercamiento a la gestión de expedientes.

Si no usas Trello y tienes otra aplicación pues seguro que tendrá sus trucos y su forma de adaptar a un sistema de gestión de expedientes, pero todo esto no deja de ser un hackeo de la aplicación y buscarle los tres pies al gato para no enfrentarte a un programa real de gestión de expedientes.

ERPs

Por excelencia, estos programas son los programas de ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) y toda empresa u organización debería tener uno para su gestión.

Estos programas no solo sirven para gestionar los expedientes, sino que vienen con herramientas para facturación, contabilidad, recursos, tareas, clientes, procesos, etc.

Dentro de estos programas podemos encontrar aplicaciones de escritorio o servicios en la nube, etc.

La mayoría son de pago y los hay para grandes empresas como SAP o para pequeñas empresas como:

  • Asana (https://asana.com/es)
  • Odoo (https://www.odoo.com/es_ES)
  • Podio (https://podio.com/)

Y dentro de estos programas también existen algunos que son específicos para el sector AECO como:

  • Avant manager (https://avantmanager.com/)
  • MNProgram (https://www.mnprogram.com/software-arquitectos.asp)
  • Gestproject (https://micad.com/productos/gestproject-standard)

La cuestión es que todas estas herramientas tienen un sistema ya programado que te permite asociar datos a los expedientes y con estos datos puedas hacer búsquedas y análisis de la información que necesites.

IMPLANTAR UN ERP EN TU ESTUDIO

Como cada uno es de su padre y de su madre, no puedo explicar cómo funcionan, sino que tendrás que ser tú el que decidas probarlos, ver si se adaptan a tus necesidades y después implantarlo en el equipo.

Es un trabajo complejo y generalmente es interesante contar con alguna consultoría que te ayude, ya que el volcado de datos es complejo.

Y aquí tienes que tomar una decisión importante.

Si decido, a partir de ahora, llevar la gestión de expedientes con alguna de estas opciones que te he contado: ¿voy a trasladar todos los expedientes que llevo hecho al nuevo sistema? O ¿comienzo a partir de ahora?

Pues tendrás que analizar cuantos expedientes tienes, qué datos tienes, qué necesidades tienes y hacer unas estimaciones de qué camino es mejor.

Siempre es mejor comenzar de nuevo y dejar lo antiguo como está, que no hacer nada.

Si quieres, puedes contarme cómo gestionas tú los expedientes enviándome un correo a podcast@arquitecturaeficiente.es

DESPEDIDA

Por último, recordarte que complementario a este podcast tengo el blog www.arquitecturaeficiente.es y el canal de youtube (https://www.youtube.com/channel/UCWfNJaJrdqdYYEKf8D7iGhw) en dónde están publicados artículos y cursos que os pueden ayudar.

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Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.

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