012. Sobre Gestión Documental

INTRODUCCIÓN

“Nueva Carpeta (2) es el principio de una espiral de violencia y degeneración”. Palabra de Evelio, Bimrras podcast, capítulo 86, minuto 15:40.

Tanto si eres de esos que no te gustan las carpetas como si eres de los que susurran a las carpetas tienes que escuchar este capítulo porque hoy vamos a hablar sobre Gestión Documental.

Hola a todos y bienvenidos al episodio número doce de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que podéis hacer para mejorar el resultado de los proyectos y de vuestra empresa.

ÍNDICE.

  • 01:20. Introducción.
  • 08:38. Qué es un sistema de gestión documental
  • 11:20. Objetivos de un sistema de gestión documental.
  • 14:34. Despedida

INTRODUCCIÓN

Tanto si trabajamos solos, en un estudio pequeño o una gran empresa, dentro del sector AECO vamos a pasar una gran parte del tiempo haciendo DOCUMENTOS. Estos documentos, a diferencia de hace unos años, ya se desarrollan casi totalmente en formato digital.

El problema es que, desde siempre, un proyecto de arquitectura ha estado compuesto principalmente por documentos en soporte papel.

Principalmente por planos y poco a poco han ido cogiendo más importancia las mediciones, las memorias, los pliegos y los anexos a medida que se han incorporado nuevas normativas a cumplir.

El proceso de trabajo se ha ido depurado durante muchos años y, poco a poco, se iban incorporando cambios (desde los planos en tablillas de yeso, al papel vegetal, desde los primeros marcadores a los Rotrings, desde dibujar en una tablilla de madera a una mesa de dibujo abatible y regulable con paralex, etc.).

Ha sido una constante evolución, pero siempre de una forma controlada.

El trabajo sobre soporte papel tenía unas características intrínsecas que todo el mundo entendía:

  • Cada parte del documento se hacía manualmente y por separado.
  • Se dibujaban los planos directamente sobre el soporte de entrega. 
  • Se escribía la memoria y se obtenía un conjunto de hojas que encuadernábamos junto al conjunto de hojas de la medición, pliego, etc. 
  • Si teníamos un anexo o una ficha externa, esta se incorporaba al conjunto.
  • Ordenarlos era tan simple como poner físicamente una hoja detrás de otra.
  • Se hacían tantas copias como era necesario.
  • Después todo se metía en una caja y se entregaba.
  • Para archivarlos se guardaba en su librería correspondiente.
  • La localización de documentos se hacía mediante la búsqueda en una posición previamente clasificada (por fechas, buscando el nombre en el lomo visto de la carpeta física, etc).

Pero en los últimos años hemos incorporado un nuevo sistema de trabajo de forma súbita y nos ha cogido a todos desprevenidos.

Y el problema que plantea este nuevo sistema de trabajo es que NADIE NOS HA ENSEÑADO A USARLO. 

Nadie nos ha enseñado a manejarnos en un entorno digital.

Apenas en 30 años hemos pasado de un sistema que había evolucionado lentamente durante miles de años a otra forma de trabajar totalmente distinta.

Simplemente nos hemos puesto delante de un ordenador y a base de prueba-error hemos tenido que ir decidiendo cómo organizar digitalmente un proyecto. Hemos ido aprendiendo sobre la marcha, improvisando.

Y la inercia nos ha hecho trasladar el antiguo sistema de trabajo en papel al nuevo entorno de trabajo digital.

No hemos hecho de forma correcta la transformación digital, y digo de forma correcta porque la transformación digital debería ser transformar los antiguos procesos analógicos a nuevos procesos digitales aprovechando las ventajas que nos aporta la tecnología, pero lo que hemos hecho ha sido adaptar esos antiguos procesos digitales y apoyarnos en la tecnología.

Como ejemplo: pasar de usar planos en papel a planos en pdf sería adaptar el mismo proceso a un entorno digital, en cambio, la verdadera transformación digital sería ver el modelo en un entorno de realidad virtual directamente (sin necesidad de obtener planos).

Pero esto lo desarrollaré en otro episodio más detalladamente.

En definitiva. El problema que tuvimos al incorporar la tecnología es que partimos de la forma de trabajar antigua a hacerlo en ordenador sin rediseñar cómo hacerlo y sin formarse y, en muchos casos, sin entender la problemática de esto.

Por ejemplo, antes el soporte y el documento era lo mismo, es decir, la hoja de papel tamaño A1 que tenía dibujada la planta baja era el plano de planta. Ahora el archivo que tiene los datos de la planta baja no tiene por qué ser el plano de planta baja, ya que este puede estar dibujado en otro archivo que vincula al primero. 

Antes teníamos un solo objeto (el papel dibujado), ahora tenemos dos o más (varios archivos). Antes veíamos claramente qué tenía el soporte. Ahora no. Tenemos que abrirlo con un programa para darnos cuenta de que no es el dibujo que queremos. Por lo tanto, es importante el nombre que le ponemos al archivo y el formato que tiene.

En la generación que sustituyó el proceso arquitectónico tradicional por el digital puede entenderse que le cueste adaptarse, pero ya llevamos mucho tiempo existe una generación nativa digital y ha heredado el sistema tradicional adaptado.

Por lo que es un buen momento para pensar si estamos sacando todo el rendimiento posible al sistema digital para elaborar documentos.

Algunos de esos nuevos conceptos, que tenemos que aprender a manejar son:

  • Sistema de clasificación de archivos.
  • Diferenciación entre archivos de trabajo o editables y archivos de entrega y no editables.
  • Formatos de archivos.
  • Versiones de archivos.
  • Búsqueda de archivos.
  • Relaciones entre archivos.
  • O conceptos como Metadatos, etiquetas, etc.

Al no tener un criterio claro, hemos tenido que adaptarnos al sistema que teníamos y comenzamos a crear carpetas y volcar archivos, ponerles nombres sin pensar y nos queda una estructura desordenada y cambiante, porque varía de un proyecto a otro.

Los mayores errores que cometemos cuando hacemos una gestión documental son:

  • Montamos estructuras de carpetas no coherentes y desordenadas.
  • Usamos distintas configuraciones en cada proyecto.
  • No tenemos un sistema para nombrar archivos por lo que ponemos nombres improvisados.
  • Pensamos en guardar archivos, en vez de pensar en guardar documentos (que en muchos casos es el objeto del encargo).

Esto último es un enfoque muy común que se produce porque, cuando comenzamos un proyecto, no tenemos un documento todavía y nos centramos en ir guardando los archivos que se van generando para desarrollar el trabajo, sin necesidad de tener una estructura de carpetas muy definida.

Por ejemplo: comenzamos a hacer el proyecto básico y lo primero es tener los archivos de los planos de dibujo, por otro lado, tenemos los archivos de la memoria y todo está junto con la ficha catastral, varios archivos de propuestas descartadas, etc.

A medida que vamos desarrollando el trabajo y se van necesitando usar más archivos, vamos creando carpetas a demanda y vamos ordenando en ellas los nuevos archivos. Y los antiguos, muchas veces, se quedan en dónde estaban.

Esta estructura de carpetas, al crearse a demanda, no tiene una estructura coherente y mucho menos está creada para posteriormente buscar en ella, sino que se ha creado por necesidades del momento. Ni siquiera esa estructura es común en muchos proyectos y tenemos proyectos parecidos con carpetas distintas.

Esto provoca que, pasado unos meses, el día que necesitamos modificar un documento y vamos a la carpeta del expediente (si lo encontramos), no nos acordamos dónde está el documento del proyecto básico y vamos probando de carpeta en carpeta hasta dar con él. Por no hablar de poder editarlo para corregir algún requerimiento.

QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Todos intuimos que una buena gestión documental del estudio nos va a permitir la optimización y mejora del rendimiento del trabajo, tanto si trabajamos solos como si lo hacemos en equipo.

Pero para que esto funcione debemos tener un SISTEMA de trabajo, en este caso de gestión documental.

¿Pero qué significa esto? ¿Qué es un sistema?

Pues un sistema es un conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el funcionamiento de un grupo o colectividad.

En resumen, son unas normas y formas de hacer las cosas comunes a todos los miembros del equipo.

Sí. Normas y procedimientos. A los arquitectos no nos gustan que nos pongan normas de cómo hacer el trabajo y queremos hacerlo todo a nuestro estilo, aunque estamos todo el día justificando y haciendo cumplir normativas a los demás.

Pero si queremos trabajar en equipo, una cosa fundamental es organizarse.

Por lo tanto, tenemos que pararnos a pensar en diseñar este sistema, qué partes tiene, que normas vamos a crear, etc. Y sobre todo, ponerlo por escrito.

El hecho de hacer el esfuerzo y ponerlo por escrito va a hacer que te des cuenta de puntos débiles del sistema 

Es como si tu tuvieras claro la casa que quieres diseñar y comenzásemos la obra sin planos, seguramente descubriríamos muchos detalles sin definir y tenemos que improvisar.

Tener un sistema de gestión documental sin ponerlo por escrito es cómo hacer una casa sin planos.

Este sistema deberá tener en cuenta:

  • Cómo y dónde guardar la documentación
  • Sistema de nomenclatura de carpetas y archivos.
  • Tipos de formatos a usar en los documentos.
  • Relaciones entre los documentos.
  • El sistema de copias de seguridad.
  • Quién tiene acceso a qué.
  • etc.

Lo ideal sería disponer de una norma nacional o un sistema de buenas prácticas que ayudara a definir algunos conceptos básicos y cómo tiene que organizarse parte de la documentación del estudio.

Cada estudio tendría que organizarse de manera similar y con el tiempo se acabaría por tener un sistema general y unificado basado en las mejores experiencias.

Los nuevos estudiantes en prácticas y arquitectos recién terminados, al hacer prácticas en estos estudios, asimilarían la forma de trabajar y el ciclo evolucionaría.

De esta forma la colaboración entre los distintos agentes (clientes, profesionales, administración, …) sería más fluida.

Esas normas ya existen. Desde ISOs muy genéricas de protocolos de organización de documentos a normas más específicas sobre arquitectura como la BS 1192:2007 británica unificada en la nueva ISO 19650.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Pero para comenzar con esto, lo principal sería saber qué queremos conseguir, cuál es el objetivo principal de un sistema de gestión documental.

Pues básicamente, un SGD tiene dos objetivos:

  • Tiene que permitir desarrollar documentos con la información que queremos transmitir.
  • Tiene que permitir encontrar el documento que contiene la información que queremos buscar.

El primer punto es la base de nuestro trabajo de documentación del estudio y es necesario tenerlo ordenado para conseguir el segundo objetivo.

Cuando hablamos de desarrollar documentos me refiero, entre otras cosas, a:

  • Tener claro de qué partes está compuesto un documento.
  • Qué estructura de carpetas vamos a tener.
  • Dónde vamos a poner, por ejemplo, los anexos.
  • En qué formato lo vamos a montar.
  • Etc.

¿Vamos a tener la memoria en un solo archivo, o varios archivos por capítulo?

¿Vamos a montar las plantas en un solo archivo o cada planta en un archivo?

Es decir, todas las cosas que hacemos todos los días, pero sin un criterio común en el equipo.

En un mundo ideal no sería importante tener una forma concreta de hacer los documentos. Podríamos improvisar con tal de avanzar rápidamente hasta la entrega. Cada documento se adaptaría según nos interese en cada momento.

El problema es que los proyectos suelen volver con cambios y realizar estos cambios bajo una estructura o sistema no ordenado genera más trabajo.

Y esto pensando en cambios recientes en el tiempo. Si tienes que editar una memoria de hace 6 meses es probable que ya ni te acuerdes de dónde o cómo montaste el documento.

En definitiva, realmente no necesitamos un Sistema de Gestión Documental para hacer documentos una sola vez, lo necesitamos para ser productivos cuando lo vayamos a editar una segunda, tercera, cuarta, …, vez. Y como no sabemos cuál vamos a editar lo debemos tener para todos.

En segundo lugar, una vez hayamos cerrado el proyecto, nunca sabremos qué día vamos a necesitar consultar un documento del proyecto:

  • Puede ser que el cliente te llame porque ha perdido el Proyecto Básico y de Ejecución,
  • puede ser que el cliente te llame para hacer una ampliación a la vivienda y tengas que trabajar con las plantas,
  • puede ser que una licencia de apertura de un bar tenga un requerimiento, después de 5 años y necesites presentar una documentación complementaria.
  • incluso que quieras copiar una parte de un documento tuyo para usarlo en otro proyecto.

La casuística es variada, pero todas tienen en común que, si tienes un sistema ordenado la productividad de estas nuevas tareas será muy alta, en cambio, volver a comenzar te hará perder un tiempo extra (y cómo están los honorarios no estamos para dedicar muchas más horas de la cuenta).

Hay que quitarse el miedo a equivocarse, generar un sistema y ponerlo en marcha. Si no te gusta pues se cambia y de esta forma, poco a poco se va consolidando.

En próximas entradas hablaré de cómo montar el sistema de trabajo para que vayas comparando mis ideas con tu forma de trabajar y ver si hay cosas que puedes aprovechar para mejorar tu sistema.

DESPEDIDA

Para despedirme espero haberte ayudado a comprender la importancia de generar un Sistema de Gestión documental.

Si quieres, puedes contarme cómo lo haces tú enviándome un correo a podcast@arquitecturaeficiente.es

Por último, recordarte que complementario a este podcast tengo el blog www.arquitecturaeficiente.es y el canal de youtube (https://www.youtube.com/channel/UCWfNJaJrdqdYYEKf8D7iGhw) en dónde están publicados artículos y cursos que os pueden ayudar.

Si te ha gustado, no olvides seguirme y darle a me gusta.

Además, puedes recomendar este podcast a otros compañeros que también lo necesiten.

Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.

Como sabrás, los archivos digitales se ordenan de forma automática según los caracteres.

De manera que un archivo que empiece por 1 estará antes que uno que empiece por 2. Una “a” vendrá delante de una “b”, etc.

Pero existe un método de organización mucho más avanzado.

Lo habrás visto muchas veces, pero no lo entendías porque no estabas iniciado en sistemas jerarquizados por taxonomías semánticas y hoy, por haberte quedado hasta el final, te voy a iniciar en unos de los conceptos más ocultos de la gestión documental.

Este grupo secreto se denomina a sí mismo los “espabilatis” y la próxima vez que los veas sabrás quienes son.

Con este nuevo conocimiento vas a poder ordenar los archivos de una forma hermética y que solo unos pocos van a entender.

La jerarquía es la siguiente:

  • final
  • definitivo
  • definitivo final
  • Este sí que si
  • Ahora sí
  • Finalísimo
  • Finalísimo definitivo final

Y ustedes poniendo numeritos…

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