ENTRADA
¿Es que no te estás enterando de lo que quiero?
Me dijo un día un cliente bastante serio y me di cuenta, de que además de habilidades sociales, me faltaba un sistema para captar requisitos del cliente y conseguir integrarlos en los proyectos.
Si a ti te pasa lo mismo, lo de los requisitos me refiero, no dejes de escuchar este capítulo porque hoy vamos a hablar de gestión de requisitos para un estudio de arquitectura e ingeniería.
Hola a todos y bienvenidos al episodio número veinte de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.
Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.
En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que podéis hacer para mejorar el resultado de los proyectos y de vuestra empresa.
ÍNDICE
- 01:22. Introducción.
- 02:00. Requisitos vs Objetivos
- 03:14. Gestión de requisitos de un proyecto
- 04:18. Mejores prácticas
- 06:02. Procesos de la gestión de requisitos
- 06:05. Identificar a los interesados
- 08:25. Planificación de requisitos
- 10:35. Tipos de requisitos
- 11:32. Atributos de los requisitos
- 13:20. Cómo recopilar requisitos
- 14:35. Matriz de Trazabilidad
- 16:20. Recopilar requisitos
- 17:36. Control de requisitos
- 18:40. Conclusiones
- 19:27. Despedida
INTRODUCCIÓN
Vamos a empezar por el principio.
Según la RAE, un requisito es una circunstancia o condición necesaria para algo.
Según el PMBOK, un requisito es la condición o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado para satisfacer una necesidad de negocio.
Cuando el PMBOK habla de un negocio se refiere a lo que quiere nuestro cliente.
Por lo tanto, si analizamos la descripción al revés tenemos que para satisfacer una necesidad del cliente es necesario que el producto, servicio o resultado que obtengamos tenga una condición determinada.
Esa condición que cumplir son los requisitos.
REQUISITOS VS OBJETIVOS
Como siempre la semántica confunde más que aclara y en el tema requisitos es muy común usar varios términos como sinónimos, pero es importante concretar algunos conceptos y no confundir requisitos con objetivos.
Los objetivos deben venir antes de los requisitos. Es decir, deben estar definidos antes que los requisitos.
Los objetivos son el QUE y los requisitos serían el COMO.
Es decir, un cliente te debería decir primero lo que quiere hacer, cuáles son sus objetivos y después contarte como quiere que se satisfagan sus objetivos, qué requisitos quiere.
Normalmente no va a ser tan claro y nuestra labor es, en las comunicaciones con el cliente, separar de la conversación cual es el alcance de lo que se quiere conseguir, que queden bien definidos los objetivos del encargo y establecer una serie de requisitos para valorar cuales de ellos vamos a poder cumplir y cuales no van a poderse cumplir.
Porque un requisito puede ser algo obligatorio a cumplir o un simple deseo, una expectativa de algo. Por lo tanto, va a tener que ver con la satisfacción de alguien.
A través del cumplimiento de los requisitos llegaremos al cumplimiento de los objetivos del proyecto.
GESTIÓN DE REQUISITOS DE UN PROYECTO
Si los requisitos son pocos, podemos hacer una gestión intuitiva de los mismos y quedarnos con las ideas principales que nos planteó el cliente, pero si el proyecto es complejo, se puede hacer de una forma más profesional y eficiente de manera que tengamos un sistema que garanticen el máximo nivel de rigor a la hora de su cumplimiento.
A este proceso se le denomina gestión de requisitos y no pertenece propiamente dicho a la disciplina técnica de realizar el proyecto, es decir, que no es algo que te vayan a explicar en la Escuela, sino que pertenece a la disciplina de Project Management o dirección del proyecto y, por tanto, o recibes formación específica o no tendrás todas las herramientas para su buena gestión.
Este sistema de gestión nos va a permitir recopilar los requisitos, analizaros y priorizarlos para determinar el grado de cumplimiento posible, establecer un sistema de métricas y evaluación para validar su cumplimiento y un sistema de trazabilidad y seguimiento para detectar desviaciones o cambios de estos.
MEJORES PRACTICAS
Sistemas para la gestión de requisitos hay muchos, más o menos regladas.
Cada sector, ha ido elaborando distintas formas de gestionarlos y adaptándolos a las necesidades de cada negocio.
Para el sector de la arquitectura podemos usar los dispuesto en la “Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos” más conocido como PMBOK que en su versión 6ª determina unos procesos para la gestión del cumplimiento de los requisitos del proyecto.
Esta metodología parte de la detección de todos los interesados del proyecto para después obtener sus necesidades, inquietudes y expectativas y reflejarlas en una matriz de trazabilidad que permita su control y verificación del cumplimiento.
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE REQUISITOS
Vamos a ver ahora los pasos que tenemos que dar, según el PMBOK, para una buena gestión de requisitos.
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS.
Como hemos visto antes, los requisitos tienen que ver con las expectativas de las personas. Principalmente del cliente, pero no solo de él, existen otros agentes que se van a ser influyentes, de alguna forma en el proyecto, y el éxito de este pasa por satisfacer también sus expectativas, es decir, de cumplir también los requisitos que estos tienen.
Por lo tanto, el primer paso va a ser identificar a todos los interesados en el proyecto.
Para no extenderme mucho con los interesados, a los que podemos dedicar otro programa completo, estos son todos aquellos que participan en el proyecto o puedan verse afectados por el resultado del proyecto, ya sea de forma consciente o inconscientemente.
Dependerá de la envergadura del proyecto este anillo puede afectar a toda la sociedad (por lo menos de la zona de implantación del proyecto).
Es decir, a mucha gente.
Si pensamos en un proyecto de arquitectura tendremos, en un primer listado de interesados: el cliente o promotor (y toda su familia), nosotros los técnicos (y todo nuestro equipo), la constructora (y todas las subcontratas).
En una segunda vuelta tendremos al banco, el ayuntamiento, los proveedores de material, el laboratorio, etc.
Todo esto en una primera vuelta, pero también entran en juego los vecinos, los amigos de los clientes, la competencia, o los usuarios del proyecto, (pensad en una biblioteca o una estación de tren).
Muchos de estos agentes son fáciles de ponerles cara el primer día, pero algunos otros sabemos que aparecerán, de alguna u otra forma, por lo que puede ser necesario adelantarse a futuros requisitos que podemos detectar temprano.
Por ejemplo, tendremos a una constructora, aunque todavía no está contratada, pero tenemos la certeza de que estará y podemos diseñar requisitos que vamos a pedirle a la constructora cuando se haga la licitación (por ejemplo, que cuente con un arquitecto técnico entre su equipo, o que tenga experiencia en obras de retail, o que sepa manejar una determinada aplicación BIM).
Otro ejemplo sería si vamos a tener una OCT para supervisar la obra y podemos prever que necesitarán una serie de documentos y requisitos de entrega de documentos que nos van a solicitar en determinado momento de la obra.
La cuestión es que deberíamos hacer una lista de todos los agentes que van a intervenir en el proyecto.
PLANIFICACIÓN DE REQUISITOS
El segundo paso será, después de tener el listado de interesados, planificar qué requisitos necesitamos y cómo y cuándo vamos a obtenerlos.
Esta planificación de los requisitos va a ser fundamental para garantizar una buena recopilación de estos. Ya que si nos reunimos inmediatamente con los interesados para pedirles requisitos puede ser que se nos olvide alguno fundamental o que tengamos que volver a llamar al cliente para volver a preguntarle más detalles de algo que no se nos ocurrió hacerlo en el momento.
Esto no significa que tengamos que hacer una toma de datos muy exhaustiva al principio de todos los agentes.
Cada fase necesitará unos requisitos y una profundidad en los mismos. A medida que vayamos avanzando en el proyecto habrá que hacer nuevas captaciones de requisitos aumentando la profundidad y detalle de ellos y ampliando el número de agentes.
Por ejemplo, nos llama un cliente y nos dice que quiere que le hagamos un proyecto en la parcela X y si nosotros nos ponemos y sacamos la parcela del catastro, a estudiar la normativa, a ver la edificabilidad de la parcela, buscamos en Google Maps y comenzamos a encajar una idea para presentarle al cliente, hacer unos números de costes y pasarle nuestros honorarios. Nos puede pasar que al llegar a hablar con el cliente resulta que solo quería una estimación de costes rápida, o no le gusta lo que le hemos hecho porque tenía otra idea en la cabeza y está pensando que no nos va a contratar, o la idea que él tiene nada tiene que ver con la que le hemos presentado, o lo números no corresponden con la idea de que él tiene porque no tiene dinero para colmatar toda la edificabilidad.
Al final, todas las horas dedicadas pensando que íbamos a avanzar más no han servido para nada y hubiera sido mejor dedicarla a planificar bien la reunión con el cliente para obtener el mayor número de requisitos y después sentarnos a resolver un proyecto que cumpla la mayoría de ellos.
Por lo tanto, insisto en que es importante planificar, en función del proyecto, la fase del proyecto o las circunstancias, qué tipo de requisitos necesitamos.
TIPOS DE REQUISITOS.
Y es que tipos de requisitos hay muchos.
Nos hemos centrado principalmente en los requisitos que el cliente necesita para cumplir con los objetivos del proyecto.
Pero esos, aunque principales, no son los únicos.
Existen también requisitos de normativa, del producto, de otros agentes, del negocio o sector e incluso requisitos internos nuestros.
Pero esta es una clasificación por el tipo de contenido del requisito, pero también los podemos clasificar como obligatorios u opcionales, fijos o variables, etc. E incluso, dentro de cada una de estas áreas podemos realizar una subclasificación. Por ejemplo, los de normativa podemos ordenarlos por urbanísticos, estructurales, de instalaciones, etc.
La cuestión es poder ordenar y clasificar los requisitos que determinemos tanto para facilitar su recopilación como su posterior análisis.
ATRIBUTOS DE LOS REQUISITOS
Mas importante que la clasificación por tipos va a ser la determinación de los atributos de los requisitos.
En la planificación de requisitos nos tenemos que parar a pensar qué requisitos necesitamos, pero también cómo los vamos a medir, para lo cual tendremos que pensar en los atributos qué tienen y un sistema para evaluar el cumplimiento.
Por ejemplo, si un requerimiento es que la vivienda tenga tres dormitorios podemos escribir el atributo como un nº entero y el cumplimiento del mismo será si es igual a 3.
Pero si el cliente quiere que una pared sea de color rojo, para que no sea un valor interpretado podemos dar un valor RAL 3020, de manera que es fácil comprobar que el requisito se ha cumplido.
Pero podemos complejizar más el concepto.
Además de criterios cuantitativos podemos establecer criterios cualitativos para evaluar temas más abstractos.
Por ejemplo, el cliente nos pide que la fachada del edificio sea parecida a una que vio en una foto. Para evaluar el cumplimiento vamos a establecer tres valores: nada, algo o mucho. Imagina que les ponemos tres colores: rojo, naranja y verde, y el cliente solo admite que se acepte la propuesta en verde.
Si descomponemos varios requisitos abstractos del proyecto y ponemos estos tres indicadores, podremos evaluar el cumplimiento del diseño en general, aunque no cumplamos alguno en particular, pero podemos ver una mayoría de verdes sobre rojos y algún naranja.
O incluso, podemos dar valores 1-3-5 respectivamente y evaluar numéricamente la propuesta.
Tan importante es establecer los atributos de los requisitos como establecer los límites y tolerancias de cumplimiento.
CÓMO RECOPILAR REQUISITOS
Una vez tengamos claro qué requisitos vamos a necesitar y cómo los vamos a medir es necesario pensar cómo vamos a recopilarlos.
Lo normal, con los interesados más cercanos y directos, es hablar con ellos y preguntarles, es decir, hacer una entrevista. Pero pudiera darse el caso de que haya personas que no podamos ponernos en contacto directo o bien son muchas personas y no tenemos tiempo para comunicarnos con todas, etc.
En estos casos tenemos una variedad de métodos (quizás no sean muy usados en el sector de la arquitectura) como son encuestas, grupos de opinión, talleres facilitados, técnicas grupales de creatividad, prototipos (en nuestro sector serían maquetas), estudios comparativos, etc.
También es importante no olvidar de aquellos requisitos que no son dependientes de los interesados directamente como, por ejemplo, los normativos y que requerirán el análisis de documentos.
Para esto sí que tiene sentido partir de un listado de normativa de obligado cumplimiento que aportan normalmente todos los colegios y hacer un chequeo de qué normativa nos será de aplicación para estudiarle y meterla en el proyecto.
También podemos estudiar otros proyectos anteriores y buscar requisitos que tuvimos en cuenta y otros que no tuvimos en cuenta y que fueron críticos.
MATRIZ DE TRAZABILIDAD.
Por último, antes de terminar la planificación, es importante poner todo lo que hemos visto por escrito para obtener un soporte en el que poder comprobar el cumplimiento de estos requisitos. Ya sea de forma interna o de cara al cliente.
Recuerda que todavía estamos en la planificación, por lo que no es el momento todavía de rellenar los documentos, sino diseñar la forma en la que lo vamos a poner por escrito.
El nivel de detalle de la captación de requisitos dependerá del tipo de proyecto y los recursos que tengamos para hacerlo.
Por ejemplo, la parte correspondiente a la normativa urbanística puede rellenarse según una ficha que tienen los colegios de arquitectos. Pero para el cumplimiento del resto de normativa simplemente tener un checklist.
Podemos tener muy bien detallado los requisitos del cliente, pero más general los de los otros interesados.
De cualquier forma, el documento más usado para recopilar y controlar requisitos es la matriz de requisitos.
En esta estructura con forma de tabla podemos poner en las columnas los campos de código, tipo, titulo, descripción, agente interesado, responsable, fase, valor requerido, valor final, criterio de cumplimiento, etc. Y en las filas los distintos registros.
El final de la planificación será disponer de esta plantilla de la matriz de requisitos con el nivel de desarrollo suficiente para poder valorar el cumplimiento de los mismos.
Esta matriz la podemos elaborar juntamente con el cliente y aprobar los criterios de cumplimiento.
RECOPILAR REQUISITOS.
Ahora sí, una vez pensado en todos los interesados, analizado los tipos de requisitos y sus atributos, pensado en cómo vamos a captarlos y evaluarlos y todo preparado en una matriz de requisitos. Incluso aprobado por el cliente es el momento de comenzar la captación.
Para eso vamos a comenzar a hacer las entrevistas y demás acciones previstas para obtener todos esos requisitos e ir rellenando los documentos.
El siguiente paso, será evaluar todos estos requisitos y ver cuáles de ellos se pueden cumplir.
Sí, es probable que si preguntamos a todos los interesados lo que quieren nos aparecerán requisitos contradictorios y opuestos, algunos de ellos incluso serán imposibles de cumplir y en muchos casos ni siquiera serán necesarios para el cumplimiento del proyecto.
Por lo tanto, tendremos que hacer una filtración de aquellos que sean obligatorios de los que son opcionales y de todos ellos cuales son necesarios para cumplir el objetivo del proyecto.
Esto será una negociación que tengamos que hacer con el cliente y distintos interesados que tengan capacidad de decisión dentro del proyecto y ver cuales de ellos se quedan y cuales se quitarán.
Con todo esto formaremos el verdadero alcance del proyecto que pueda cumplirse en función de las restricciones de plazo y coste.
CONTROL DE REQUISITOS
Además, esto no es un proceso puntual al inicio, sino que periódicamente tenemos que leer la matriz para ver tanto qué requisitos se han cumplido o incumplido, como qué requisitos tenemos que cumplir en los trabajos que se están desarrollando ahora y qué requisitos tendremos que cumplir a corto plazo.
También es necesario, a lo largo del proyecto, analizar si sigue siendo posible cumplirlos o habrá que hacer ajustes o directamente que aparezcan nuevos requisitos.
Y no os lo vais a creer, pero puede ser que haya cambios en los requisitos. Estos pueden venir por varios motivos: como por ejemplo que el cliente cambie de criterio, etc.
Por tanto, para una buena gestión de requisitos es importante y fundamental que haya un control de los mismos.
Porque de nada sirve haber hecho una buena captación y después, en el día a día, se nos olvida revisar si lo estamos haciendo bien o mal.
CONCLUSIONES
Por último, a modo de resumen de lo que hemos visto.
Los requisitos son condiciones que tiene que cumplir el proyecto para satisfacer al cliente y a otros interesados.
Por lo tanto, es importante pararse a pensar en qué interesados hay que satisfacer, qué tipo de requisitos quieren, cómo vamos a medirlos para comprobar su cumplimiento y cómo vamos a conseguir recopilarlos todos.
Después todo esto lo pondremos en una matriz de requisitos que vamos a rellenar con todos los requisitos que veamos necesarios controlar para garantizar el éxito del proyecto.
Y, por último, periódicamente nos vamos a sentar a ver en cómo los estamos cumpliendo.
De esta forma, tendremos un sistema de gestión de requisitos eficiente.
DESPEDIDA
Con esto llegamos al final del capítulo y espero haberte mostrado muy por encima cómo mejorar un área que normalmente dejamos a la intuición y que se puede, con poco esfuerzo, realizar de una forma más profesional.
Si te ha gustado este capítulo y quieres que desarrolla más áreas relacionadas con el project management aplicado a la arquitectura, o quieres que hable sobre algún otro tema empresarial escríbeme un correo a podcast@arquitecturaeficiente.es o en la web https://arquitecturaeficiente.es/contacta/.
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Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.
FINAL
Muchos estaréis pensando que esto de la gestión de requisitos no es para ustedes. Que no es para pequeñas oficinas técnicas.
Que esto no lo habéis visto nunca, ni conocéis a nadie que lo haga.
Y tienes toda la razón.
Antes las cosas no se hacían así.
Y como a ti te va tan bien y todos tus clientes están supersatisfechos y no se te escapa nada de los proyectos, realmente no lo necesitas.
Pero que sepas que hay muchos sectores, como el de la informática, que usan este tipo de herramientas.
Y no pierdes nada por probar a ver si te sirve para algo.
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