026. Sobre WhatsApp

Buscando el Proyecto Perfecto
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026. Sobre WhatsApp
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Hay dos aplicaciones que son las más usadas, con diferencia sobre las demás, en la gestión de proyectos que son: Excel y WhatsApp.

Y hoy voy a hablar sobre esta última, pero antes de que dejes de escuchar este capítulo, voy a decirte que no es la herramienta más adecuada para gestionar comunicaciones en los proyectos.

Si fuera por mí, no la usaría en un entorno profesional: ni con clientes, ni con compañeros.

Pero sí que es verdad que es la que conoce más gente. Pero eso no significa que toda esa gente sepa manejarla en un entorno profesional, así que dame una oportunidad, escucha este capítulo y déjame contarte cómo sacar provecho a esta aplicación.

Porque hoy vamos a hablar sobre cómo usar WhatsApp para la gestión de proyectos.

Hola a todos y bienvenidos al episodio número ventiseis de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que podéis hacer para mejorar el resultado de los proyectos y de vuestra empresa.

ÍNDICE

01:43. Introducción.

04:28. WhatsApp.

07:07. Funcionalidades.

09:09. WhatsApp web.

09:33. Copias de seguridad.

10:09. Marcar grupos y contactos.

11:05. Formato al texto.

12:05. Buenas prácticas.

12:27. No envíes mensajes de voz

13:24. Que lo haya leído no significa que te pueda contestar en el momento.

13:57. Cuida el mensaje que vas a escribir.

15:06. Se ordenado en la conversación.

15:52. No metas mensajes no relacionados con el grupo.

16:18. Haz feedback.

17:13. No uses WhatsApp de almacén.

17:34. Haz grupos distintos para distintas cosas.

18:11. En los grupos identifícate y comparte tus datos.

19:12. Desventajas.

22:47. Despedida

INTRODUCCIÓN

Dentro de todas las áreas necesarias para llevar a buen término un proyecto, el área de comunicación es una de las fundamentales.

Casi te podría decir que, si tuviera que elegir una sola, sería la única que elegiría, y creo que los grandes directores de proyectos es la que mejor manejan.

Después vendrán otras como el control de tiempos, costes y demás, pero sin una buena comunicación creo que los proyectos no funcionarían.

Desde siempre la comunicación se ha tenido que hacer de dos formas: directa e indirecta.

Para la primera, durante la mayor parte de la historia, tenían que estar presentes las partes interesadas.

Para la segunda se han desarrollado muchos métodos (cartas, mensajes orales, etc) pero no era inmediata. Y la mayor parte del desarrollo tecnológico en comunicación ha estado siempre orientado a acortar los tiempos de entrega del mensaje.

En una primera instancia fue la aparición de la escritura lo que facilitó la transmisión del mensaje a través de un soporte físico, después vino el correo postal y por último las telecomunicaciones, desde el telegrama, la radio, televisión, los móviles hasta internet, ha permitido ir evolucionando la velocidad y cantidad de la información emitida.

En este entorno, los proyectos se han valido siempre de esta tecnología como apoyo para la transmisión de información entre las partes y ha ido adaptando y usando la tecnología disponible en cada momento.

Este proceso, ha sido normalmente más pausado, con pequeñas innovaciones cada vez y tiempo para experimentar, aprender y asimilar las distintas funcionalidades de cada sistema.

Pero actualmente, en el entorno VUCA que nos movemos en los últimos años, la tecnología supera la velocidad de adaptación y las herramientas están muy por encima de las capacidades de los usuarios.

Como ejemplo, están los smartphones. La mayoría de nosotros crecimos sin ellos y nuestros padres no nos enseñaron a cómo gestionar bien esa accesibilidad inmediata a la información. A mí mi padre nunca me dijo que no se come mirando el móvil. Es una responsabilidad nuestra de educar a nuestros hijos ahora en estos nuevos conceptos.

Pero ¿quién nos ha enseñado a nosotros?

Pues nadie. Hemos tenido que aprender por nuestra cuenta.

El problema o ventaja es que toda esta tecnología, gracias a los sistemas tan intuitivos con los que están diseñados estos dispositivos, ha ido penetrando en el día a día hasta convertirse en uso común.

Pero el que se sepa usar una aplicación no significa que sepan usarla bien en todos los ámbitos, por lo que hoy vamos a ver cómo sacarle partido en un entorno profesional de proyectos.

WHATSAPP

Una de estas aplicaciones son las de mensajería instantánea y concretamente la que usamos preferentemente en España y muchos otros países que es: WhatsApp.

Esta aplicación apareció por primera vez en 2009 en los primeros smartphones y poco a poco se ha ido extendiendo.

Inicialmente fue creada por Jan Koum, pero en 2014 la compró Facebook (ahora Meta) y quitando algunos países como China, Irán, Marruecos, Brasil, Emiratos árabes y otros cuantes dónde está prohibido, en el resto de los países está muy extendida.

Ya, casi se puede decir que forma parte de las aplicaciones que todo usuario tiene en el móvil y se ha convertido de facto en la aplicación estándar de comunicación entre la gente, compitiendo directamente con las llamadas de teléfono y los correos electrónicos.

Es por eso por lo que es la herramienta más versátil a la hora de usarla en un entorno de proyectos, porque te garantiza que todos los agentes van a saber manejarla y no vas a necesitar costes para capacitación e implementación de otra aplicación.

Ahora bien, como he dicho al principio del capítulo, no es la única aplicación ni siquiera la mejor para gestionar las comunicaciones en los proyectos.

Tenemos otras como Teams, Slack o Discord, por citar algunas de las más conocidas, pero todas estas tienen una cierta reticencia tanto para usuarios más expertos y por su puesto para tu cliente que se quiere hacer una vivienda unifamiliar en Montecillo de la Frontera.

En otros capítulos quizás hablemos de las ventajas de usar estas otras herramientas de comunicación más profesionales, pero en este me gustaría centrarme en contarte algunos consejos de cómo usar WhatsApp para trabajar en un entro de proyectos.

De hecho, te invito, que digo invito, te reto a que envíes este podcast a tus contactos (clientes, colaboradores u otros agentes que tengas en grupos de trabajo de WhatsApp) para que entre todos mejoremos el uso de esta herramienta.

Por lo tanto, voy a repasar funcionalidades que tiene la aplicación, pro si alguna no la conocías, después os voy a recopilar algunas buenas prácticas en el uso de WhatsApp y por último vamos a hablar de desventajas de la aplicación y porqué hay otras mejores en el mercado.

FUNCIONALIDADES

Pues vamos a comenzar con las funcionalidades principales de la herramienta.

No voy a explicar cómo se hacen las distintas cosas, puesto que esto no es un curso ni tendría tiempo para desarrollar cómo hacerlo en Android o IOS, por lo que solo me voy a centrar en listarlas y algún comentario al respecto.

Con WhatsApp puedes:

  • Enviar mensajes de texto. Con letras, emojis, gifs, videos, etc.
  • Enviar mensajes de voz. Que además puedes cambiar la velocidad de lectura.
  • Realizar una llamada de teléfono (esto es muy interesante para llamar desde el extranjero)
  • Realizar una video conferencia. Es una llamada, pero con video. Por lo que puedes ir paseando por la obra y señalando algún determinado detalle que quieres que se vea en directo
  • Puedes enviar archivos (ya sean fotos, documentos, etc).
  • Puedes saber si la persona receptora leyó el mensaje (aunque esto se puede desactivar).
  • Puedes compartir una ubicación de un sitio o la tuya en directo para que alguien pueda encontrarte fácilmente
  • Puedes compartir un contacto. Cuando haces esto puedes marcar qué información compartir. No es necesario mandar la fecha de cumpleaños del encargado.
  • Puedes poner una foto a tu contacto y un lema. Esto es interesante para que se sepa quién eres. No todo el mundo tiene tu contacto grabado en su móvil.
  • Puedes poner un estado en tu contacto. Por si alguien no quiere que le molesten
  • Puedes crear grupos y meter a gente en ellos. También te puedes salir.
  • Puedes crear listas de difusión y enviar un mismo mensaje a mucha gente.

Esto, a nivel general, es más o menos lo que todo el mundo maneja. Pero os voy a explicar algunas que no todo el mundo conoce.

WHATASAPP WEB

Una funcionalidad que no todo el mundo conoce es que puedes tener el WhatsApp en el ordenador a través del navegador o con una aplicación que se instala.

Esto te da una ventaja ya que, al usarla desde el ordenador, el escribir, descargar archivos y manejar ciertas funcionalidades se hace más sencillo al usar el ratón y el teclado y con una pantalla más grande.

COPIAS DE SEGURIDAD

Otra funcionalidad interesante es que se pueden hacer copias de seguridad de todos los grupos, mensajes, documentos, etc.

Esta copia se sube a la nube de Google en Android y a la de iCloud en IOS.

De manera que si te instalas la aplicación en un nuevo teléfono te puedes descargar todo

También otra función interesante es que te puedes descargar todas las conversaciones de texto y archivos de un grupo o contacto en concreto.

Esto es interesante porque puedes necesitar en algún momento tener guardada todas las conversaciones mantenidas, de cara por ejemplo a un proceso judicial.

MARCAR GRUPOS Y CONTACTOS

Una funcionalidad que tampoco conoce todo el mundo es la de marcar contactos, conversaciones o grupos para atenderlos después, aunque los hayas leído.

Esto lo puedes hacer de tres formas:

  • Fijando el contacto de manera que siempre aparezca el primero en la lista.
  • También puedes marcar un grupo o contacto como no leído y te aparecerá un punto verde y te destacará sobre el resto.
  • La tercera forma es destacar mensajes y podrás verlos en la lista de mensajes destacados.

FORMATO AL TEXTO

Otra funcionalidad en los mensajes de texto es que puedes darle formato. Puedes usar negritas, cursiva y tachado.

Tan sencillo como poner un asterisco delante y detrás del texto que quieres poner en negrita, un guion bajo para las cursivas y virgulilla para el tachado. La virgulilla es el símbolo que va encima en la “ñ”.

Pero también puedes dar formato de párrafo al contenido de manera que puedes hacer un texto completo, con saltos de página y guiones para ordenar el contenido. De manera que no envíes 5 puntos que quieres destacar en 5 mensajes.

BUENAS PRACTICA

Ahora que sabemos muchas cosas que podemos hacer, por lo menos hasta esta versión de WhatsApp, vamos a ver buenas prácticas de uso orientadas a comunicación profesional, no al entorno personal.

  1. No envíes mensajes de voz.
    1. Este tema es uno de los principales puntos a tener en cuenta.
    1. En un entorno de proyectos es importante dejar las cosas por escrito. Que haya trazabilidad y enviar mensajes es necesario escucharlo completamente. No se puede hacer lectura diagonal, o referencias a un tema de la conversación.
    1. Si no te gusta escribir puedes usar el dictado del teléfono que te permite hablar y él te va escribiendo el mensaje sin usar el teclado.
  2. Que lo haya leído no significa que te pueda contestar en el momento.
    1. Recuerda que este sistema de comunicación es asíncrono. Es decir, no es un sistema de comunicación inmediato (aunque se puede) y, aunque yo haya leído el mensaje, puede que ahora no pueda o no quiera contestarte. Déjame procesar la información.
  3. Cuida el mensaje que vas a escribir.
    1. Al igual que la entonación y el mensaje no verbal en la comunicación directa, la comunicación por mensaje de texto debe complementarse con formato para mejorar la compresión o añadir emojis, imágenes.
    1. Usa negritas para destacar cosas importantes.
    1. Puedes usar saltos de línea con guiones para ordenar el contenido.
    1. Ten cuidado con el corrector y revisa que tenga sentido lo que escribes.
    1. Yo, muchas veces, preparo el mensaje en una nota de texto (aunque sea en el móvil), para revisarla antes de enviar y después la copio y pego al WhatsApp.
  4. Se ordenado en la conversación.
    1. Como los mensajes se ponen en orden según se escriben hay que tener cuidado en escribir a lo loco.
    1. Si ves que el otro te está contando algo y ves que pone que está escribiendo, espera a que termine para contestar a la conversación y que no se genere mucho ruido.
    1. Hay que referenciar tus mensajes a mensajes anteriores y dentro del contexto para que tenga sentido.
    1. Responde a otro mensaje citando al mensaje que quieres responder.
  5. No metas mensajes no relacionados con el grupo.
    1. Con la novedad al principio de los grupos y la facilidad de compartir fotos e ideas con los demás se puso de moda enviar a todos los grupos conocidos mensajes y fotos de temas ajenos al sentido del grupo. Eso ya se pasó de moda, así que no extiendas memes, noticias o fotos ajenos al grupo.
    1. Es importante centrar el mensaje de cada grupo.
  6. Haz feedback.
    1. Cuando alguien hable reacciona a su conversación para hacerle entender que te has enterado.
    1. Esto lo puedes hacer con un texto indicando que lo has leído o un emoticono de los que salen sobre el mensaje.
    1. Un dedo para arriba me garantiza que te has enterado.
  7. No uses WhatsApp de almacén.
    1. Si tienes mensajes de texto que son muy importantes copia esos mensajes a otro programa.
    1. No uses WhatsApp como almacén de información importe porque la puede borrar la otra aparte o tu mismo sin querer.
    1. Con los documentos pasa lo mismo. Debes descargarlas al ordenador.
  8. Haz grupos distintos para distintas cosas.
    1. Si sois varios usuarios dentro del proyecto puede pasar que se tengan que hablar de distintos temas a la vez y se crucen las conversaciones.
    1. Hay que tener varios grupos para distintos temas y ser ordenado en las conversaciones en cada grupo
  9. En los grupos identifícate y comparte tus datos.
    1. No te digo que pongas una foto de tu cara en el contacto, que tampoco pasa nada porque se vea quién eres, pero de alguna forma intenta que se sepa quién eres.
    1. Si el grupo es conocido y tengo tu nombre en el contacto no es tan necesario, pero en grupos en los que entran muchas personas distintas puede que no todo el mundo tenga tu contacto.
    1. Facilítales la tarea y preséntate y pon tu nombre en los datos de contacto principales: nombre y correo. O mejor aún. Comparte tu contacto
    1. Y si no te gusta, por lo menos, cuando te metan en el grupo, di tu nombre completo para que la gente que quiera guarde el contacto.

DESVENTAJAS

Por último, a pesar de todo lo que hemos visto, vamos a ver las desventajas, por qué y cuando no es conveniente usar esta herramienta para las comunicaciones de un proyecto.

  • Mensajes contactados
    • El sistema que usa WhatsApp para la gestión de los mensajes es lineal, es decir, los mensajes se van añadiendo de forma continua en la línea de tiempo. No importa quien lo ha puesto, el contenido ni nada.
    • Si estamos varias personas hablando los mensajes se van añadiendo de forma continua y la única forma de referenciar a mensajes pasados es respondiendo, pero solo se puede responder a un mensaje a la vez.
    • Las aplicaciones profesionales de comunicación permiten abrir hilos o grupos de mensajes y continuar el mensaje como en un paquete aislado del resto de mensajes. Además, se puede seguir la conversación tiempo después.
  • Los nuevos usuarios no leen los mensajes anteriores.
    • Si una persona llega a un grupo nueva no ve lo que se ha escrito antes por lo que puede generar mensajes redundantes, que ya se han comentado, o bien no puede participar de las conversaciones anteriores por lo que toda la gestión del conocimiento del proyecto se pierde
    • Además, puede que no tenga datos de contactos existentes por lo que todo el mundo se debería presentar de nuevo.
  • Muchos usuarios
    • Si en el grupo participan muchos usuarios. Más de 5 diría yo que es el límite en el que la comunicación se complica a medida que participan en la conversación y se pierde el hilo de las mismas.
    • Otros programas tienen gestión de usuarios que permiten que unos participen en unos canales y otros en otras, o que solo puedan ver y no puedan eliminar, etc.
  • Conversaciones temáticas.
    • Si en la conversación aparecen distintos temas no se pueden seleccionar que unos salgan en un sitio y otros en otro.
    • En otros programas se permite generar, dentro del mismo grupo, distintos canales para temas concretos que facilita organizar conversaciones temáticas aisladas unas de otras.
  • Estructura ordenada de documentos, fotos e imágenes
    • En WhatsApp, los archivos compartidos están todos en la línea de tiempo y, aunque se pueden buscar textos, no existe una gestión de archivos que sí tienen otros programas.

DESPEDIDA

Para terminar, recuerda que el objetivo no es usar una herramienta de comunicación concreta, ni la mejor, sino que lo más importante de todo es cumplir los objetivos del proyecto y entregar valor al cliente.

Por lo que si lo mejor o más cómodo es usar whatasapp usa esta herramienta.

Pero no quita que si la vas a usar en un entorno profesional la uses como un profesional o cuanto menos con un nivel alto de rendimiento y de funcionalidad.

Con esto llegamos al final del capítulo.

Espero que te haya gustado y aportado alguna cosa que no sabías del programa.

Te recuerdo que puede enviar este capítulo a los grupos que quieras que mejoren la gestión de los mensajes de whtasapp y seguro que con el tiempo generaremos una cultura de comunicación más solida y profesional e iremos migrando a aplicaciones más potentes.

Por último, quiero recordarte que además del podcast tengo una newsletter semanal donde hablo sobre estos temas, pero en píldoras más pequeñas. Si te interesa probar suscríbete en la web de https://arquitecturaeficiente.es/suscripcion/ y con esto podrás acceder también al canal de Discord.  

Si te ha gustado, no olvides seguirme y recomendar este podcast a otros compañeros que también lo necesiten.

Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.

FINAL

No me digas que no lo has flipao con todas las cosas que se pueden hacer con el WhatsApp.

Pues el WhatsApp es el Twingo de los programas de comunicación, es el Casio de las aplicaciones de mensajería.

Pero tu te mereces más.

Este programa no es pa’tipos como tú.

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