Un sitio para mejorar tu productividad y aprender lo que no te enseñaron en la Escuela
Para gestionar bien los expedientes del estudio no vale solo con tenerlos organizados en carpetas, necesitamos una herramienta externa y en este video vamos a ver cómo hacerlo con una hoja de cálculo. Esto es Arquitectura eficiente, un sitio para mejorar tu productividad y aprender lo que no te enseñaron en la escuela. Este video … Leer más
Una cosa fundamental, para tener un buen sistema de gestión documental, es tener los expedientes de proyectos organizados. Cuando hablo de un expediente me refiero a una unidad administrativa orientada a un objetivo (generalmente facturar) y cuyo contenido, en un estudio de arquitectura, normalmente es un proyecto. Pero podría darse el caso de que el … Leer más
En la entrada anterior vimos que los documentos eran paquetes de datos que unimos para transmitir una información. En un proyecto de Arquitectura ¿Cuáles son estos documentos? Para responder a esto necesitamos entender cómo es el proceso arquitectónico, dónde aparecen los documentos y cuales son. Cuando un cliente nos pide un proyecto de arquitectura (vamos … Leer más
Es habitual usar las palabras archivos y documentos como sinónimos y esto, dentro de la definición de un Sistema de Gestión Documental puede llevar a equívocos. Por eso, tanto para este fin como para definir cualquier sistema o norma, es importante tener un glosario de términos que permita dejar claro, para todo el equipo, el … Leer más
Una de las cosas más importantes, a la hora de diseñar un sistema de Gestión Documental completo y coherente, es ponerlo por escrito. No creo que tenga que dedicar mucho esfuerzo en demostrar a un técnico el valor de poner las cosas por escrito. Cuando hacemos un proyecto estamos haciendo exactamente esto. Podemos intuir una … Leer más
En la entrada anterior desarrollamos una estructura de carpetas para disponer los archivos de documentos relacionados con expedientes. ¿Pero qué pasa con el resto de documentos? Aunque trabajemos solos, en un pequeño estudio de pocas personas o en un estudio con más gente, existe una estructura funcional del negocio de arquitectura común para todo el … Leer más
En este acercamiento a un Sistema de Gestión Documental único y sencillo que esté orientado a desarrollar y buscar documentos, una parte fundamental es diseñar una estructura que permita ordenar, de forma coherente, todo el contenido a guardar en un proyecto. Como dijimos en la entrada anterior, este sistema tendrá que esta orientado de arriba … Leer más
A la hora de desarrollar la estructura de un Sistema de Gestión Documental es muy común orientarlo a una estructura de carpetas para guardar archivos. Es lo más sencillo y natural cuando no tenemos claro cuál es la función del sistema, como hemos visto en las entradas anteriores. Esto se debe a que la forma … Leer más
Una vez sabemos que queremos crear un sistema para desarrollar documentos y poder encontrarlos en el futuro, es hora de pensar en cómo queremos que sea. Tenemos que pensar en sus requisitos. Una de las primeras cosas que le pediría es que fuera ÚNICO. Al más puro estilo de Tolkien. Es decir, que solo hubiera … Leer más
Además de saber que lo necesitas y qué es un sistema, lo siguiente que tenemos que tener claro, para desarrollar un Sistema de Gestión Documental, es saber para qué lo hacemos. ¿Cuál es el objetivo? Pues básicamente, un SGD tiene dos objetivos: Tiene que permitir desarrollar documentos con la información que queremos transmitir. Tiene que … Leer más