De entre todas las cosas que no nos explican en la Escuela, hay una que vamos a manejar todo el mundo y todos los días.
Tanto si trabajamos solos, en un estudio pequeño o una gran empresa vamos a pasar una gran parte del tiempo haciendo DOCUMENTOS. Estos documentos, a diferencia de hace unos años, ya se desarrollan casi totalmente en formato digital.
Desde siempre, un proyecto de arquitectura ha estado compuesto principalmente por planos y poco a poco ha ido cogiendo más importancia las mediciones, las memorias, los pliegos y los anexos a medida que se han incorporado nuevas normativas a cumplir.
Se funcionaba, más o menos, de la siguiente manera:
- Cada parte del documento se hacía manualmente y por separado.
- Se dibujaban los planos directamente sobre el soporte de entrega.
- Se escribía la memoria y se obtenía un conjunto de hojas que encuadernábamos junto al conjunto de hojas de la medición, pliego, etc.
- Si teníamos un anexo o una ficha externa, esta se incorporaba al conjunto.
- Ordenarlos era tan simple como poner físicamente una hoja detrás de otra.
- Después todo se metía en una caja y se entregaba.
- Para archivarlos, se hacía una fotocopia de todo el documento y se guardaba en su librería correspondiente.
- La localización de documentos se hacía mediante la búsqueda en una posición previamente clasificada (por fechas, buscando el nombre en el lomo visto de la carpeta física, etc).
Era un proceso que se había ido depurado durante muchos años y, aunque se iban incorporando adelantos (desde los planos en tablillas de yeso al papel vegetal, desde los primeros marcadores a los rotrings, desde dibujar en una tablilla de madera con una regla a una mesa de dibujo abatible y regulable con paralex, etc.) ha ido evolucionando de forma más o menos amigable.
Pero en los últimos años hemos incorporado un nuevo sistema de forma súbita y nos ha cogido a todos desprevenidos.
Y el problema es que plantea un nuevo sistema de trabajo que NADIE NOS HA ENSEÑADO A USARLO. Simplemente nos hemos puesto delante de un ordenador y a base de prueba-error hemos tenido que ir decidiendo cómo organizar digitalmente un proyecto. Hemos ido aprendiendo sobre la marcha, improvisando.
La inercia nos ha hecho trasladar el sistema de trabajo al nuevo entorno, pero no nos paramos a pensar cómo funciona esta nueva estructura, que nos aporta y cómo gestionar mejor la documentación.
Nadie nos ha enseñado a gestionar archivos en formato digital
Por ejemplo, antes el soporte y el documento era lo mismo, es decir, la hoja de papel tamaño A1 que tenía dibujada la planta baja era el plano de planta. Ahora el archivo que tiene dibujado la planta baja no tiene por qué ser el plano de planta baja, ya que este puede estar dibujado en otro archivo que vincula al primero.
Antes teníamos un solo objeto (el papel dibujado), ahora tenemos dos o más (varios archivos). Antes veíamos claramente qué tenía el soporte. Ahora no. Tenemos que abrirlo con un programa para darnos cuenta de que no es el dibujo que queremos. Por lo tanto es importante el nombre que le ponemos al archivo.
En la generación que sustituyó el proceso arquitectónico tradicional por el digital puede entenderse que le cueste adaptarse, pero ya existe una generación nativa digital y ha heredado el sistema tradicional adaptado.
Por lo que es un buen momento para pensar si estamos sacando todo el rendimiento posible al sistema digital para elaborar documentos.
Algunos de esos nuevos conceptos, que tenemos que aprender a manejar son:
- Sistema de clasificación de archivos.
- Archivos de trabajo y archivos de entrega.
- Formatos de archivos.
- Versiones de archivos.
- Búsqueda de archivos.
- Vinculación entre archivos.
- …
Al final, todos hemos tenido que adaptarnos al sistema que teníamos y comenzamos a crear carpetas y volcar archivos, ponerles nombres sin pensar y nos queda una estructura desordenada y cambiante, porque varía de un proyecto a otro.
Los mayores errores que cometemos cuando hacemos una gestión documental son:
- Pensamos en guardar archivos, en vez de guardar documentos.
- Montamos estructuras de carpetas no coherentes.
- Usamos distintas configuraciones en cada proyecto.
- No tenemos una estructura para nombrar archivos por lo que ponemos nombres improvisados.
El primero es un fallo muy común que se produce porque, cuando comenzamos un proyecto, no tenemos un documento todavía y nos centramos en ir guardando los archivos que se van generando para desarrollar el trabajo sin necesidad de tener una estructura de carpetas muy definida. Por ejemplo: comenzamos a hacer el proyecto básico y lo primero es tener los archivos de los planos de dibujo, por otro lado tenemos los archivos de la memoria y todo está junto con la ficha catastral, varios archivos de propuestas descartadas, etc.
A medida que vamos desarrollando el trabajo y se van necesitando usar más archivos, vamos creando carpetas a demanda y vamos ordenando en ellas los nuevos archivos y los antiguos, muchas veces, se quedan en dónde estaban.
Esta estructura de carpetas, al crearse a demanda, no tiene una estructura coherente y mucho menos está creada para posteriormente buscar en ella, sino que se ha creado por necesidades del momento. Ni siquiera esa estructura es común en muchos proyectos y tenemos proyectos parecidos con carpetas distintas.
Esto provoca que pasado unos meses, el día que necesitamos modificar un documento y vamos a la carpeta del expediente (si lo encontramos), no nos acordamos dónde está el documento del proyecto básico y vamos probando de carpeta en carpeta hasta dar con él. Por no hablar de poder editarlo para corregir algún requerimiento.
Todo esto se podría arreglar con una normativa que sirviese de orientación para organizar y nombrar documentos o, en su caso, criterios comunes o buenas prácticas de la profesión.
En próximas entradas voy a ir desarrollando algunos de estos conceptos que espero os sirvan para mejorar vuestro sistema de gestión documental.