A partir de ahora llegan los pesos pesados de los hábitos de productividad.
Este, de enfócate en lo importante, es el motor de la productividad y su aplicación tiene un efecto directo sobre el rendimiento ya que consiste en hacer las cosas lo más eficientemente posible.
Para conseguir esto se podría decir que hay que hacer bien las cosas que hay que hacer. Y esto tiene varios matices:
- Primero tenemos que saber, de todas las cosas que hay que hacer, cuales tenemos que elegir.
- En segundo lugar hay que hacerlas bien y a la primera.
Hay que hacer bien las cosas que hay que hacer.
Para analizar cómo acometer este gran momento de productividad vamos a dividirlo en dos partes:
- Antes de hacer la tarea
- Durante la ejecución de la tarea
ANTES DE HACER LA TAREA.
En la primera fase, el objetivo es elegir cuál es la tarea correcta que tenemos que hacer.
Tendremos una lista de tareas, pero tenemos que seleccionar una y esto nos puede llevar a un momento de parálisis por análisis en el que tardemos más tiempo decidiendo que haciendo la tarea.
Para aligerar la elección, entre otros métodos, tenemos la matriz de Eisenhower que estructura las tareas entre las urgentes y las importantes:
- Las primeras son aquellas que tienen una fecha inminente de entrega y si se retrasa ocasionará una incidencia.
- Las segundas son aquellas tareas que te acercan a tus objetivos (que va a ser objeto de análisis en el hábito #1).
Con esta disposición podemos clasificar las tareas en urgente-importante, urgente-no importante, no urgente-importante, no urgente-no importante.
Las primeras son las que hay que hacer ya y quitarlas de enmedio, las segundas hay que delegarlas a terceros, las terceras hay que planificarlas y ejecutarlas según esa planificación y las últimas hay que eliminarlas.
Lo ideal es que nuestro trabajo se desarrolle principalmente en el cuadrante de tareas importantes – no urgentes para no tener la sensación de estar apagando fuegos o hacer cosas inútiles que tendríamos en el primer y último cuadrante respectivamente.
Por último, para conseguir la ejecución correcta de la tarea tendremos que estar preparados tanto física como mentalmente (por lo que se supone que el resto de hábitos del #10 al #6 nos han ayudado), además tenemos que tener el entorno adecuado para realizar la tarea en las mejores condiciones (que veremos en el hábito #2) y evitar los ladrones de tiempo.
Para conseguir la ejecución correcta de la tarea tendremos que estar preparados tanto física como mentalmente.
DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA TAREA.
En este momento, una vez seleccionada la tarea a ejecutar, tenemos que estar concentrados en la ejecución de la misma para poder hacerla bien.
En cuanto a la calidad del trabajo, el hacerlo bien a la primera, se supone que con los hábitos #4 y #5 tenemos la información y conocimiento suficiente para que el resultado sea correcto, por lo que nos vamos a centrar en que la tarea se realice de forma fluida.
Con todo esto vamos a aplicar técnicas de concentración para optimizar el tiempo.
Existen varias técnicas, pero todas tienen en común el hecho de que no podemos permanecer concentrados durante mucho tiempo continuo, ya que nuestro cerebro deja de prestar atención y se empieza a cansar.
No podemos permanecer concentrados durante mucho tiempo continuo
Por ejemplo, tenemos la técnica pomodoro que establece un tiempo de 25 minutos de alta concentración y después tomamos un descanso de 5 minutos. Cada 4 ciclos de 30 minutos se toma un descanso de 20 minutos.
En general te recomiendo:
- Elegir las horas adecuadas de máxima concentración según tu tipo cronotipo matutino o vespertino.
- Hacer estos trabajos en las mismas horas y con los mismos rituales para que la mente se prepare para trabajar.
- Haz descansos regulares siguiendo la técnica pomodoro u otras.
- Alterna tiempos de trabajo profundo para tareas importantes y trabajo superficial para tareas menos importantes.
- No hagas multitarea. Elige una sola cosa cada vez.
- Registra el proceso para evaluar tu rendimiento. Planifica el tiempo a dedicar y comprueba si lo cumples o tienes que aplicar mejoras.
- Comprométete contigo mismo para cumplir el objetivo y, si no es suficiente, con otros.
Libros de lectura:
- Deep work de Cal Newport. https://amzn.to/2yMmcJD
- 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey. https://amzn.to/3dE8h6Q
- La semana laboral de 4 horas de Tim Ferris. https://amzn.to/2y1r5Ov
- Organízate con eficacia de David Allen. https://amzn.to/3dViEDN
También te recomiendo escuchar:
- ZT 119 Deep Work en la empresa con Rick Téllez y «The Dichotomy of Leadership» de Jocko Willink
- https://pantaloni.es/podcast/productividad/
Si quieres ver más hábitos productivos pincha aquí.