En la entrada anterior vimos que los documentos eran paquetes de datos que unimos para transmitir una información.
En un proyecto de Arquitectura ¿Cuáles son estos documentos?
Para responder a esto necesitamos entender cómo es el proceso arquitectónico, dónde aparecen los documentos y cuales son.
Cuando un cliente nos pide un proyecto de arquitectura (vamos a pensar en una vivienda unifamiliar por poner un ejemplo concreto) lo que quiere conseguir es un entregable que es una vivienda unifamiliar.
Es decir, el entregable principal es la vivienda.
Pero, para poder entregar la vivienda, que satisface las necesidades del cliente, es necesario realizar:
- Unos documentos que permitan su construcción (tanto de definición técnica como de tramitación).
- Un servicio de control de la obra.
- Además, podría necesitar asistencia para gestiones administrativas y asesoramiento para contratar a la constructora, etc.
Documentos de un proyecto.
Para hacer este listado de documentos hay que entender cómo se desarrolla el proyecto desde el inicio al final. Este desarrollo lo podemos organizar por fases.
Las fases son paquetes temporales en las que dividimos un proyecto y cada una de ellas tiene un objetivo concreto y, normalmente un punto de entrada y salida (aunque es normal que en un proyecto convivan varios estados de fases a la vez).
Tradicionalmente (según el libro rojo que anteriormente estaba en vigor y con el que se calculaban honorarios), las fases de un proyecto de arquitectura han sido las siguientes:
- Estudios previos.
- Anteproyecto.
- Proyecto básico.
- Proyecto de ejecución.
- Dirección de obras.
- Liquidación.
- Puesta en marcha.
Aunque los arquitectos más antiguos siguen usándolas, pero esta estructura no es la única y cada estudio puede decidir qué fases poner en función de su estructura de trabajo.
A mí particularmente no me gusta esta estructura y uso la siguiente:
- OPORTUNIDAD. En esta fase el objetivo es cerrar un acuerdo de honorarios con el cliente, ya sea mediante la firma de un presupuesto, contrato u otro documento vinculante.
- PROYECTO. En esta fase el objetivo es crear la documentación técnica del proyecto.
- LICENCIA. En esta fase el objetivo es conseguir la licencia de obras, para lo cual habrá que recopilar los documentos para solicitarla y gestionarla.
- LICITACIÓN. En esta fase el objetivo es contratar a una constructora para lo cual desarrollaremos los documentos para licitar y contratar.
- OBRA. En esta fase el objetivo es ejecutar la obra por lo que dispondremos todos los documentos y actividades para conseguirlo.
- PUESTA EN MARCHA. En esta fase el objetivo es poner en uso la vivienda con las medidas mínimas de habitabilidad.
Ya os digo que esta estructura es muy personal y el único objetivo que tiene es permitir organizar la generación y búsqueda de documentos.
Además, a cada documento, le vamos a añadir un campo TIPO y otro ORIGEN.
El TIPO es para ver cómo es ese documento y nos podemos encontrar varios:
- Plantilla. Parte de una plantilla que hemos generado nosotros.
- Formulario. Parte de un formulario a rellenar.
- Recibido. Es un documento que nos han enviado y no hacemos cambios sobre él.
Y respecto al ORIGEN podemos ver quién demanda el documento y tenemos varias opciones:
- Interno. Es un documento que decidimos hacer nosotros siguiendo nuestros patrones de calidad.
- Colegio. Es un documento que solicita el Colegio (también consideramos los del Seguro de Responsabilidad Civil).
- Técnico. Los documentos que tienen requerimientos técnicos o normativa para su redacción.
- Administración. Son documentos que solicita las distintas administraciones.
- Constructora. Documentos que tienen origen en la constructora.
Partiendo de esta estructura podemos analizar qué documentos hacemos en cada una de esas fases y que voy a organizar en la siguiente tabla.
| FASE | DOCUMENTO | TIPO | ORIGEN |
|---|---|---|---|
| OPORTUNIDAD | Presupuesto | Plantilla | Interno |
| Contrato | Plantilla | Interno | |
| Comunicación de encargo Arquitecto | Formulario | Colegio | |
| Comunicación de encargo Arquitecto Técnico | Formulario | Colegio | |
| Propuestas de diseño | Plantilla | Interno | |
| PROYECTO | Anteproyecto | Plantilla | Técnico |
| Proyecto Básico | Plantilla | Técnico | |
| Proyecto de Ejecución | Plantilla | Técnico | |
| Estudio Básico de Seguridad y Salud | Plantilla | Técnico | |
| Seguro RC Arquitecto | Formulario | Colegio | |
| Seguro RC Arquitecto Técnico | Formulario | Colegio | |
| LICENCIA | Hoja estadística de edificación | Formulario | Administración |
| Declaración Técnica del Cumplimiento del CTE (Documento 01) | Formulario | Administración | |
| Declaración Técnica del Condiciones PCI (Documento 11) | Formulario | Administración | |
| Solicitud de licencia de obras (Modelo 6) | Formulario | Administración | |
| Tasa de licencia de obras | Recibido | Administración | |
| Impuesto de Construcciones y Obras | Formulario | Administración | |
| Fianza de Gestión de Residuos | Formulario | Administración | |
| Licencia de Obras | Recibido | Administración | |
| LICITACIÓN | Documentos de licitación de constructoras | Plantilla | Interno |
| Informe Comparativo | Plantilla | Interno | |
| Contrato de Constructora | Plantilla | Constructora | |
| OBRA | Comunicación del Inicio de obras (Modelo 07) | Formulario | Administración |
| Certificación de Concordancia entre PB y PEJ (Documento 07) | Formulario | Administración | |
| Solicitud de libro de órdenes | Formulario | Colegio | |
| Libro de órdenes | Formulario | Colegio | |
| Plan de Seguridad y Salud | Recibido | Constructora | |
| Aprobación del Plan de Seguridad y Salud | Formulario | Colegio | |
| Libro de incidencias | Formulario | Colegio | |
| Apertura del Centro de Trabajo | Formulario | Administración | |
| Cuaderno de Seguridad y Salud (para toda la documentación de SYS de la obra) | Plantilla | Interno | |
| Acta de inicio de obras | Formulario | Colegio | |
| Modificaciones y Órdenes de obras | Plantilla | Interno | |
| Certificaciones | Recibido | Constructora | |
| Certificado final de obras | Formulario | Colegio | |
| PUESTA EN MARCHA | Declaración responsable de Ocupación (Modelo 9) | Formulario | Administración |
| Tasa de licencia de ocupación | Recibido | Administración | |
| Declaración de alteración Tributaria Catastral (Modelo 902-903) | Formulario | Administración | |
| Ficha Técnica de la edificación | Formulario | Administración | |
| Declaración Técnica de Cumplimiento del PCI (Documento 12) | Formulario | Administración | |
| Certificado de verificación del DB-HR (Documento 06-1) | Formulario | Administración | |
| Solicitud licencia de acometida de saneamiento | Formulario | Administración | |
| Solicitud licencia de acometida de electricidad | Formulario | Administración | |
| Licencia de acometida de saneamiento | Recibido | Administración | |
| Licencia de acometida de electricidad | Recibido | Administración | |
| Devolución de fianza de Residuos (modelo 21) | Formulario | Administración | |
| Certificado de Gestor de Residuos (modelo 21 anexo 1) | Recibido | Administración | |
| Licencia de ocupación | Recibido | Administración |
Seguro que viendo esta lista se te ocurren algunos cambios y propuestas. La idea es que personalices tu listado y tu estructura de manera que tengas un verdadero control documental del proyecto.
Muchos de estos documentos del listado no los realizan los técnicos, pero son necesarios para realizar el entregable por lo que conviene hacer un seguimiento de su existencia y estado.
También es muy probable que, clientes no profesionales, no sepan cómo proceder y rellenarlos, por lo que al final este encargo recaerá en el equipo técnico.
Si es así, es importante que conozcas todos los documentos que es necesario gestionar en el Ayuntamiento donde se haga el proyecto y realices, previo al comienzo del mismo, una captación de todos los requerimientos necesarios.
Yo siempre que puedo presupuesto una partida para la gestión administrativa y de licitación de la constructora ya que esto facilita nuestro trabajo final.
El objetivo de tener este listado planificado es que puedes hacer una estructura de carpetas con un nivel de FASE y otro nivel de DOCUMENTOS ya predefinido y que la puedas copiar y pegar en cada proyecto.
Es decir, puedes tener una PLANTILLA DE CARPETAS DE DOCUMENTOS, que la puedes organizar por municipios y no necesitas ir haciéndola cada vez.
Dentro de cada una de estas carpetas podrías tener la plantilla de documento, el formulario o un modelo genérico que te sirva de arranque para generar el documento final.
En próximas entradas veremos cómo serían estas carpetas y otras que vamos a necesitar para controlar otros documentos del proyecto.