En la entrada anterior desarrollamos una estructura de carpetas para disponer los archivos de documentos relacionados con expedientes.
¿Pero qué pasa con el resto de documentos?
Aunque trabajemos solos, en un pequeño estudio de pocas personas o en un estudio con más gente, existe una estructura funcional del negocio de arquitectura común para todo el sector. Es decir, todos vamos a trabajar con las mismas necesidades, en mayor o menor medida.
Estas necesidades van a llevar a generar, aproximadamente, los mismos tipos de documentos como facturas, documentos de proveedores y clientes, plantillas, normativas, etc.
En un primer vistazo, vemos una gran variedad de tipologías con necesidades distintas, por lo que vamos a establecer unos criterios generales para desarrollar una estructura lógica y única.
Pensando en el sistema organizativo basado en la EDT, que hablábamos en la entrada anterior de los documentos de proyecto, podríamos organizar el siguiente nivel basándonos en la estructura funcional del negocio. Es decir, organizándolo en departamentos. Como las empresas.
Así podríamos tener las siguientes carpetas:
- ADMINISTRACIÓN, para guardar la documentación administrativa que gestionaría un hipotético departamento.
- MARKETING, para la documentación relativa al desarrollo de la imagen de marca;.
- DIRECCIÓN, para la documentación estratégica del negocio.
- RRHH, para la documentación relativa a los trabajadores.
- ECONÓMICA, para la documentación relativa a las cuentas.
- CALIDAD, para almacenar los documentos de calidad de la empresa.
- …
A su vez, estas carpetas tendrán otros niveles de subcarpetas en función de las necesidades del estudio. En entradas posteriores iremos viendo distintas ideas para cada una de ellas.
Pero esta estructura no resuelve todos los documentos que no corresponden a los proyectos, como por ejemplo: documentación de un curso, un catálogo de una marca o normativa.
Estos otros tipos de documentos que sirven de apoyo, tanto para el desarrollo de proyectos como la generación del negocio y, generalmente, son de uso abierto a todos los componentes del estudio, son los equivalentes que tendríamos en las librerías de la oficina.
Por lo tanto podrían estar en una carpeta que se denominase LIBRERÍA o BIBLIOTECA y que a su vez se organizarían en subcarpetas por tipos. Yo generalmente suelo tener las siguientes carpetas:
- CATÁLOGOS COMERCIALES
- CURSOS
- LIBROS
- NORMATIVAS
- PLANIMETRÍA
- PLANTILLAS
- UTILIDADES
- …
A su vez, todas estas carpetas tendrán subcarpetas según las necesidades de cada documento.
Por ejemplo, podemos organizar subcarpetas en NORMATIVAS por ámbito de uso: nacional, regional, municipal. A su vez, dentro estarán las carpetas por normativa y ordenanza y dentro de esta los archivos de las normas.
Lo mismo pasaría con las plantillas. Tendremos que organizarlas por programas, usos o tipología.
En resumen. Desde la carpeta raíz tendremos una estructura para expedientes de proyecto, otra para documentos de la empresa y otra para documentos de apoyo a los proyectos.
Para organizar todo esto es importante que hagamos un estudio de las necesidades de cada área y diseñemos una estructura ordenada que permita, a medida que vayamos entrando en una carpeta saber a qué otra carpeta tenemos que pinchar para seguir navegando. Y para conseguir esto es importante ponerlo por escrito, y de eso vamos a hablar en otra entrada.