A la hora de desarrollar la estructura de un Sistema de Gestión Documental es muy común orientarlo a una estructura de carpetas para guardar archivos.
Es lo más sencillo y natural cuando no tenemos claro cuál es la función del sistema, como hemos visto en las entradas anteriores.
Esto se debe a que la forma de trabajar en un proyecto se realiza de abajo a arriba. Más o menos, de una forma simplificada sería así:
- Partimos de una carpeta vacía y comenzamos a tener los primeros archivos.
- Estos se pueden guardar con cualquier nombre y en la carpeta raíz porque no «compiten» contra ningún otro.
- A medida que vamos teniendo más archivos decidimos generar carpetas.
- Llegado el momento, los archivos se convierten en el documento objetivo del trabajo y este se cierra (se imprime, se exporta a pdf, etc).
- Los archivos que generaron el documento están en la misa carpeta que el propio documento (p.e. el proyectobasico.pdf está en la misma carpeta que memoria.doc y plantabaja.dwg).
- Los distintos documentos que componen el expediente están en carpetas estructuradas en distintos niveles: algunos en la raíz, otros en otras carpetas, etc.
En resumen, vamos generando nombres de archivos y carpetas a demanda y la estructura de documentos está improvisada.
Además esto pasa de forma diferente dependiendo del tipo de documento que hagamos: un proyecto básico se organizará de una forma y un informe de otra totalmente distinta.
Este método dificulta la posterior búsqueda y modificación del documento.
Por lo tanto, si nuestro enfoque es hacia tener organizados los DOCUMENTOS no tiene sentido que la estructura se organice de abajo a arriba y lo mejor es que se realice enfocándonos en dónde guardar los documentos finales. Es decir, de arriba a abajo.
Por lo tanto, tendremos que pensar en montar una estructura de carpetas que llegue hasta el nivel de documentos. Es decir, una estructura que termine en una carpeta que se llame PROYECTO BASICO.
En ese mismo nivel deberían estar otras carpetas de documentos y dentro de cada una el propio archivo del documento final (y sus versiones) y los archivos que hemos utilizado para hacer cada uno de ellos (los editables).
La estructura interna del documento habrá que desarrollarla también aparte y esta dependerá de cada documento. Por ahora la vamos a dejar fuera de este primer análisis.
Con todo esto que hemos visto, para enfrentarnos a montar una primera propuesta tenemos que realizar previamente dos trabajos:
- Un listado de los documentos que hacemos en los distintos expedientes.
- Pensar y definir una estructura de árbol de carpetas y archivos coherente.
En próximas entradas vamos a ir desarrollando estas ideas con ejemplos prácticos de cómo implantarlo en el estudio.