Una vez sabemos que queremos crear un sistema para desarrollar documentos y poder encontrarlos en el futuro, es hora de pensar en cómo queremos que sea.
Tenemos que pensar en sus requisitos.
Una de las primeras cosas que le pediría es que fuera ÚNICO. Al más puro estilo de Tolkien.
Es decir, que solo hubiera un sistema y que gobernara a todos los tipos de proyectos. De manera que, una vez hecho el esfuerzo de aprenderlo, no tuviera que pensar para qué expedientes hay que usar uno u otro.
Esto implica que en el sistema tenga cabida todos los tipos de documentos, archivos y relaciones necesarias para desarrollar todos los trabajos del estudio.
Esto es muy fácil decirlo, pero complicado a la hora de que el sistema alcance a todas las casuísticas del estudio. Por lo tanto habrá situaciones no cubiertas que tendremos que estudiar cómo encajar. Esto implica una cierta experiencia previa.
Con este método habrá expedientes que usarán toda la estructura a nivel máximo y otros que será menos extensivo. Pero la idea es que en todos debería poder encontrar, por ejemplo, las fotos o el presupuesto en la carpeta que le corresponda, pero siempre será la misma en todos.
La alternativa de ser un sistema único es que haya varios sistemas (según el tipo de expediente). Por ejemplo un sistema para proyectos y otro para informes, Ites, etc. Pero lo que yo propongo es que ciertos expedientes puedan usar el mismo método, pero de forma simplificada.
Otra cosa que le pediría es que fuera SENCILLO, o por lo menos lo más sencillo posible. Entendiendo el concepto con un enfoque minimalista al estilo de la casa Farnsworth.
Qué significa que sea sencillo, que de alguna forma seguir el sistema no requiera un tiempo de aprendizaje muy alto o material de apoyo para seguirlo. Por ejemplo, usar un sistema de siglas en las carpetas puede suponer un freno a la hora de manejarse y necesitar una tabla de códigos para entender por dónde hay que navegar.
La sencillez del sistema va a facilitar la velocidad de implantación.
El problema en una excesiva simplificación es que sistemas muy básicos van a necesitar muchas excepciones. Es decir, muchos puntos no resueltos que habrá que improvisar y la idea es que no perdamos el tiempo en saber cómo llamar a una carpeta o archivo o dónde guardarlo.
Esto va a implicar un sentido crítico durante el diseño del sistema. Si tenemos dos alternativas a elegir intentar escoger la que sea más sencilla.
No obstante, tenemos que entender, que el sistema no va a ser perfecto en su primera versión y tendrá que evolucionar.
Ya sea, porque nos damos cuenta de que no cumple los requisitos iniciales o bien porque, por motivos externos, ha cambiado la normativa, los programas con que realizamos el trabajo o la tecnología y el sistema tiene que adaptarse.
No pasa nada, cambiar no es malo y evolucionar mucho menos.
Lo importante es que, incluso si el sistema evoluciona, podamos seguir accediendo a expedientes antiguos y encontrar la documentación necesaria, por lo que, desde un primer momento debería ser altamente usable.
En las próximas entradas vamos a ver cómo enfrentarnos a diseñar el sistema y vamos a comenzar a dar los primeros pasos.