006. Sobre Copias de Seguridad

INTRODUCCIÓN

Comprendo tu dolor. A mí también se me estropeó alguna vez el disco duro y he perdido todos los archivos de trabajo.

Y es que hay dos tipos de personas: las que han perdido archivos y las que los van a perder.

Así que escucha este episodio porque hoy vamos a hablar de copias de seguridad.

Hola a todos y bienvenidos al episodio número seis de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre todo lo que no tenéis que hacer y algunas cosas de las que sí podéis hacer para mejorar el resultado de vuestros proyectos.

ÍNDICE

  • 01:23. Aclaraciones.
  • 02:19. Qué archivos proteger.
  • 03:42. Soporte de archivos.
  • 04.17. Almacenamiento de archivos.
  • 04:48. Un disco con una unidad.
  • 05:10. Un disco con dos unidades.
  • 05:57. Dos discos con dos unidades.
  • 07:18. Tres discos y tres unidades.
  • 08:52. Servidores.
  • 10:32. Servidores NAS.
  • 12:02. Copias externas.
  • 12:53. Copias en la nube.
  • 15:23. Tenerlo todo en la nube.
  • 18:25. Métodos de copias de seguridad
  • 18:38. Completo
  • 18:55. Incremental y diferencial
  • 20:02. Espejo
  • 20:51. Periodicidad de las copias
  • 22:20. Despedida

ACLARACIONES.

Hoy vamos a hablar sobre copias de seguridad de archivos digitales y cómo mantener a salvo nuestros archivos de problemas principalmente internos (deterioro de los soportes o borrado accidental de archivos, etc.).

El ámbito de este episodio es para mejorar un sistema de copias de seguridad básico de un estudio pequeño y que el mantenimiento de este lo pueda llevar el propio estudio.

Si necesitas más de lo que voy a contar tendrás que contratar a un servicio externo profesional especializado en estos temas, que te podrá implantar muchas más mejoras y optimización de procesos si así lo necesitas.

Y si trabajas en una empresa grande que tiene un departamento TI pues el capítulo solo te servirá a título informativo.

Pero en general vamos a ordenar algunas ideas y conceptos básicos que a la mayoría de los estudios les servirá para tener un sistema de protección decente.

QUÉ ARCHIVOS PROTEGER

Lo primero, para introducirnos en la protección de archivos, es ver qué tipo de archivos tenemos que proteger.

De todos los archivos que vamos a manejar en un ordenador vamos a hacer una primera clasificación entre los archivos de SISTEMA y los otros.

Los archivos de sistema son los que el ordenador necesita para funcionar y manejar los programas.

Estos archivos no nos interesa protegerlos porque podemos restaurarlos al instalar de nuevo los programas.

Una excepción de esto podrían ser los archivos de personalización de algunos programas que sí nos va a interesar en mantener una copia. Habrá que detectarlos e introducirlos en el sistema de protección de archivos.

Por otro lado, tenemos archivos que no son de sistema pero que no nos interesa proteger que son los temporales (ya sea de trabajo, prueba, consulta y demás) que también deberán estar identificados para no generar basura en las copias de seguridad.

Yo normalmente estos archivos los meto en la carpeta de descarga o los tengo en carpetas en el escritorio.

SOPORTE DE ARCHIVOS

Una vez que sabemos en qué archivos enfocarnos, vamos a ver dónde los guardamos.

Como premisa inicial vamos a partir de que vamos a guardar los archivos en discos duros, que hasta ahora es el sistema más eficiente.

Anteriormente existían los CDs y DVDs, pero se ha demostrado que estos se estropean con el tiempo, por lo que si tienes expedientes antiguos guardados en estos soportes pásalos ya a un disco duro.

Tampoco es muy buena idea tener guardados archivos en unidades USBs, aunque no son malos como almacenamiento, pero los puedes perder, romper o te puedes encontrar que cualquier día te quitan el puerto USB del ordenador.

ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS

A continuación, vamos a desarrollar desde el sistema más básico de protección de archivos al más complejo.

Entiendo que muchos estaréis por los últimos sistemas, pero también conozco a algún estudio que está todavía en los primeros niveles, por lo que veía interesante este episodio y dar un poco de perspectiva para ayudar a quitar el miedo a los que van más rezagados.

UN DISCO CON UNA UNIDAD

El sistema más básico de guardar archivos, digamos en nivel 0 de protección, sería tener todos los archivos en una unidad de un disco duro.

Por ejemplo, cuando te compras un ordenador, este viene como mínimo con un disco duro y si almacenas los archivos en la carpeta de “Documentos”, estás en la misma unidad donde tienes el sistema operativo.

El riesgo es que, si estropea el sistema operativo o tienes que formatear el ordenador, pierdes los archivos.

Espero que ninguno de los que me escuchéis no estéis en este nivel. Porque esto era para coger carrerilla.

UN DISCO CON DOS UNIDADES.

El siguiente paso tendría como objetivo independizar los datos de sistema, que no nos importa perder, de los datos a proteger.

Por lo que vamos a crear dos unidades en ese mismo disco: una para los archivos de sistema (Unidad C) y otro para los archivos a proteger (Unidad D).

Con este sistema, si el sistema operativo falla, podemos formatear solo la unidad de sistema y la otra quedaría con los archivos anteriores.

Pero si falla el disco duro, o el equipo se pierde, perdemos todos los archivos.

Por lo que este sistema tampoco es recomendable.

DOS DISCOS Y DOS UNIDADES.

El siguiente paso lógico sería tener un ordenador con dos discos duros: uno para el sistema y programas (unidad C) y el otro solo para guardar archivos a proteger. Esta disco, si queremos, la podemos dividir en más unidades, por ejemplo, para los datos personales y los datos profesionales.

Este sistema tiene sus ventajas: para la unidad de sistema podemos tener un disco duro SSD de menor tamaño, pero más rápido y para la unidad de archivos de trabajo una unidad HDD, más segura y de mayor capacidad de almacenamiento.

El riesgo sigue siendo igual que la opción anterior: si pierdes el equipo pierdes los datos.

Para esto una buena solución es que este disco duro secundario sea externo al ordenador. Por ejemplo, con un disco externo USB.

Este sistema aporta una funcionalidad que sería la de compartir la unidad D con otros usuarios lo que te permitiría que se pueda trabajar en equipo teniendo los datos en un mismo sitio.

Pero seguimos teniendo el problema si se estropea el disco externo pierdes los archivos.

Porque hasta ahora no hemos realizado ningún sistema de protección de archivos. Estamos separando archivos en varios discos, pero no tenemos una copia de seguridad de los mismos.

TRES DISCOS Y TRES UNIDADES

El primer nivel de protección de archivos es cuando hacemos esta copia de seguridad en otro disco duro, de manera que vamos a tener tres discos y, al menos, tres unidades.

El primero y segundo serían los anteriores (sistema y datos), pero vamos a añadir otro disco duro (al menos del tamaño de la unidad D) que será un disco de seguridad (unidad S).

La idea es que se copien todos los archivos de la unidad D a la unidad S de forma periódica. Y esto se debe hacer mediante un programa que veremos más adelante.

Con este sistema si se estropea el disco duro de la unidad D, tenemos la unidad S con todos los archivos, por lo que podemos convertirla en la unidad D y comprar otro disco duro y hacer una copia de seguridad nueva.

Este disco de seguridad puede estar localizado de varias formas:

  • En el mismo ordenador. Esto solo vale para equipos de sobremesa y que tengan capacidad para almacenar los discos duros necesarios, ya que no todos tienen esta capacidad. Tiene el riesgo de estropearse el equipo (por ejemplo, quemarse y quemar todos los discos).
  • Un disco duro externo USB. Pero si tenemos un portátil y ya tenemos la unidad de trabajo D en un USB, tendremos que tener un adaptador USB para no tener todos los puertos cogidos.

SERVIDORES

Las dos primeras opciones están muy bien si trabajamos solos y disponemos de pocos medios, pero si de verdad queremos obtener rendimiento tendremos que irnos a un sistema mediante servidor tradicional o un servidor NAS.

Un servidor es un ordenador (que puede ser uno ordenador antiguo o uno especializado) y que tendrá todos los discos duros que queramos y nos va a permitir dar acceso a las unidades que queramos compartir y es dónde va a trabajar todo el equipo manejando el disco duro como una unidad más del ordenador de trabajo.

Normalmente funciona con un sistema operativo especializado tipo Windows Server o Linux. Pero para la mayoría de los estudios pequeños también puede servir un ordenador con Windows Home si los requerimientos van a ser pocos (solo trabajo interno y con un volumen de datos pequeño).

En el servidor vamos a instalar un control de acceso de usuarios y en él podemos tener instalado aplicaciones específicas que dan servicio al estudio como un ERP, servidores de licencia, nuestra web y el programa de copias de seguridad.

SERVIDORES NAS

Estos equipos requieren un nivel de mantenimiento y control por lo que, para un estudio pequeño sin ningún usuario avanzado, existe una solución mucho más interesante y fácil de manejar que son los servidores NAS (Network Attached Storage). Se traduce como almacenamiento conectado a la red.

Estos son aparatos especializados en almacenar y compartir de datos y permiten tener desde 2 discos duros a muchos que se pueden combinar en RAID para crear discos duros de alta capacidad y usarlos para trabajar en red y como copias de seguridad.

Estos equipos tienen un pequeño sistema operativo (no de Windows) que te permite tener un control de acceso por usuarios, gestionar los discos duros y un sistema de copias de seguridad. A nivel usuario se ven como una unidad más en el ordenador.

El manejo es bastante sencillo ya que no hay nada que instalar y con poco más que leerse el manual se pone en marcha.

Este creo que debería ser el nivel mínimo que debería tener un estudio como medidas de seguridad.

Es decir: disponer de equipos independientes con unidad de sistema con discos SSD y un servidor NAS con dos discos duros: uno de almacena de archivos de trabajo compartido y otro para seguridad.

COPIA EXTERNA

Pero hay más cosas que podemos hacer.

¿Qué pasa si se te quema el estudio o casa, o te roban?

Pues tienes un problema gordo, pero una vez superado el trauma, te vas a dar cuenta de que, además, has perdido todos los archivos.

Por lo que es interesante tener una copia externa en otra localización (por ejemplo, en tu casa una copia de tu disco del estudio).

Y para esto viene muy bien los servidores NAS porque permiten cambiar discos en caliente, es decir, que sin desenchufar el NAS y que la gente pueda seguir trabajando, puedes cambiar el disco de seguridad por otro y llevarte el disco a tu casa.

O también puedes es tener otro NAS en casa y que se haga una copia de tu NAS de la oficina a tu NAS de casa sin tener que quitar los discos y transportarlos.

COPIAS EN LA NUBE.

Y otra cosa más interesante aún sería disponer una copia en la nube.

Y aquí viene otro gran salto tecnológico que es la nube.

El almacenamiento en la nube no es otra cosa que un almacenamiento que haces en un trocito de un disco duro que tienes alquilado a una empresa externa (por ejemplo, en una nave industrial en Irlanda) y te conectas a él a través de internet.

La ventaja es que a nivel técnico tiene un montón de capas de seguridad y prácticamente te garantiza que lo que subas está a buen recaudo. Ya ellos se organizan para tener los sistemas a punto.

Y dentro de los sistemas en la nube podemos distinguir dos modelos diferentes:

  • El sistema de almacenamiento estático.
  • El sistema de almacenamiento sincronizado.

El primero sería el típico espacio alquilado en un hosting de almacenamiento de una empresa privada. En este trocito de disco que alquilas subes los archivos con un programa de copias, ya sea el instalado en el servidor o por el propio sistema del NAS.

Lo que necesitas para esto es tener configurado un acceso por ftp con un usuario y una contraseña. Y funcionaría como un disco duro externo.

En caso de necesidad, te puedes descargar la copia en un disco duro. Tardará más o menos tiempo dependiendo de la velocidad de la conexión a internet.

El otro sistema sincronizado es el típico de Google drive, One Drive o Dropbox, etc. que además del acceso web dispones una aplicación que te sincroniza los archivos en tu ordenador.

La sincronización significa que se hace una copia instantánea desde la web a tu carpeta y viceversa. Y a cualquier usuario que comparta la carpeta, se le descargan los archivos.

Hace poco, estos sistemas funcionaban descargando todos los archivos al equipo, ya que el espacio de almacenamiento en la nube era menor que el espacio libre del disco duro. Pero ahora, debido a que el espacio de almacenamiento en la nube es muy superior al del disco duro, lo que ves en la carpeta es una imagen del archivo en la nube y cuando lo vas a usar se descarga en ese momento.

TENERLO TODO EN LA NUBE.

Y llegados a este punto, ¿por qué no damos el salto total a la nube?

En la nube no tenemos ninguno de los problemas que hemos ido arrastrando desde el inicio del capítulo. Ni están en un ordenador ni en un disco duro que se nos pueda estropear, si arde el sitio dónde están almacenados los discos hay copias en otros sitios y nosotros ni nos enteramos de que se ha caído el servicio. Si se borran archivos accidentalmente se mantienen en la papelera durante un tiempo y aparecen en las búsquedas. Podemos saber quién accedió a ellos y cuando. Podemos trabajar con ellos desde cualquier dispositivo, etc.

Pues el final del proceso puede que sea tener todo en la nube, pero todavía existen algunos problemas de funcionamiento en el sector de arquitectura que no los hacen totalmente operativos.

Pues quitando el problema de la desconfianza de que todos tus archivos estén almacenados en algún sitio que tu desconoces y si no hay internet no puedes acceder a ellos; y que en ellos puedas tener datos sensibles que no debas tenerlos fueras de tu control.

Otro problema reside en que determinadas aplicaciones trabajan con archivos muy pesados y que no pueden acceder dos personas a la vez al archivo.

Es decir, cuando yo abro el archivo en mi equipo se crea un archivo de control que se sube a la nube. Mientras tanto, en otro equipo otra persona ha abierto el mismo archivo, pero todavía no le ha llegado el archivo de control indicando que ya estaba abierto por mí. Los dos hacemos cambios distintos y el sistema no entiende cuales de los dos archivos es el que vale y por lo tanto genera una copia en conflicto, o en el peor de los casos se pierde uno de los dos.

Por lo que este sistema no es el indicado para todos los estudios que usan determinadas aplicaciones y tendrás que ver si te interesa o no gestionarlo todo desde la nube.

Por tanto, es interesante manejar estos sistemas quizás como copias de consulta (por ejemplo, para una Tablet o desde el teléfono) pero no como las unidades de trabajo habitual.

Este es el nivel que me parece razonable para disponer de un sistema eficiente de seguridad y bastante asequible, tanto de precio como de mantenimiento.

Es decir: disponer de equipos independientes con unidad de sistema con discos SSD, un servidor NAS con dos discos duros: uno de almacena de archivos de trabajo compartido y otro para seguridad; y una copia en la nube para acceso desde cualquier equipo externo de forma puntual.

MÉTODOS DE COPIAS DE SEGURIDAD

Una vez que hemos dado un repaso a los distintos niveles de configuración de la seguridad no me gustaría cerrar este episodio sin explicar los distintos métodos para hacer copias de seguridad con los que se pueden configurar y el nivel de periodicidad de las mismas

COMPLETO

El primer método se denominaría completo y sería realizar una copia completa de todos los archivos de una unidad a otra.

El problema de este sistema es que si estamos manejando un tamaño alto de almacenamiento la copia puede tardar varias horas o incluso varios días, por lo tanto, no tiene sentido hacer copias diarias.

Por eso existen dos tipos de sistemas de copia de seguridad:

INCREMENTAL Y DIFERENCIAL

La incremental parte de una primera copia completa, pero las siguientes se hacen solo de los archivos que hayan cambiado desde la última copia.

La diferencial se hace una copia de todos los archivos que han cambiado desde la última copia completa.

Pongamos el caso de que tenemos 10 archivos.

La primera copia siempre es completa y copia los 10 archivos en todos los métodos

El primer día variamos un archivo. La copia completa copia los 10 archivos, la incremental copia solo un archivo, la diferencial copia solo un archivo.

El segundo día variamos otro archivo. La copia completa copia los 10 archivos, la incremental copia solo el archivo variado, la diferencial copia dos archivos, el del día uno y el del día 2.

Y así sucesivamente.

ESPEJO

Otro sistema de copias continua que se denomina en espejo, que implica que todos los cambios se reflejan al instante en el otro disco. Es decir, si se crea un archivo en un disco, este se copia al otro disco duro y si un archivo se borra, este se borra en el otro disco duro. De manera que se tienen dos copias completas.

Este método es interesante para tener las copias en la nube, pero yo este sistema no lo recomiendo, porque me ha pasado muchas veces que se ha borrado un archivo (que será sobreescrito cuando se haga la copia de seguridad) poro como no se ha ejecutado todavía hemos podido ir al disco de seguridad y reponer el archivo borrado.

PERIODICIDAD DE LAS COPIAS.

Al final lo interesante es combinar todas estas opciones.

¿Y cómo se pueden combinar?

Pues en función de la periodicidad de las copias de seguridad.

Lo ideal sería hacer las copias con la periodicidad siguiente:

  • Una copia completa el primer día.
  • Copia incremental diaria.
  • Copia completa trimestral limpiando el disco duro.
  • Sincronización en espejo diaria con copia en la nube.

DESPEDIDA

Con todo esto que he explicado es suficiente para tener un sistema aceptable de copias de seguridad de archivos para un estudio.

Si quieres, puedes contarme cómo gestionas tú las copias de seguridad enviándome un correo a podcast@arquitecturaeficiente.es

Por último, recordarte que complementario a este podcast tengo el blog www.arquitecturaeficiente.es y el canal de youtube (https://www.youtube.com/channel/UCWfNJaJrdqdYYEKf8D7iGhw) en dónde están publicados artículos y cursos que os pueden ayudar.

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Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.

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