Organiza los expedientes de proyectos

Una cosa fundamental, para tener un buen sistema de gestión documental, es tener los expedientes de proyectos organizados. Cuando hablo de un expediente me refiero a una unidad administrativa orientada a un objetivo (generalmente facturar) y cuyo contenido, en un estudio de arquitectura, normalmente es un proyecto. Pero podría darse el caso de que el … Leer más

Los documentos de un proyecto de arquitectura

En la entrada anterior vimos que los documentos eran paquetes de datos que unimos para transmitir una información. En un proyecto de Arquitectura ¿Cuáles son estos documentos? Para responder a esto necesitamos entender cómo es el proceso arquitectónico, dónde aparecen los documentos y cuales son. Cuando un cliente nos pide un proyecto de arquitectura (vamos … Leer más

Un archivo no es un documento

Es habitual usar las palabras archivos y documentos como sinónimos y esto, dentro de la definición de un Sistema de Gestión Documental puede llevar a equívocos. Por eso, tanto para este fin como para definir cualquier sistema o norma, es importante tener un glosario de términos que permita dejar claro, para todo el equipo, el … Leer más

El valor de poner las cosas por escrito

Una de las cosas más importantes, a la hora de diseñar un sistema de Gestión Documental completo y coherente, es ponerlo por escrito. No creo que tenga que dedicar mucho esfuerzo en demostrar a un técnico el valor de poner las cosas por escrito. Cuando hacemos un proyecto estamos haciendo exactamente esto. Podemos intuir una … Leer más

Los documentos que no son de proyectos

En la entrada anterior desarrollamos una estructura de carpetas para disponer los archivos de documentos relacionados con expedientes. ¿Pero qué pasa con el resto de documentos? Aunque trabajemos solos, en un pequeño estudio de pocas personas o en un estudio con más gente, existe una estructura funcional del negocio de arquitectura común para todo el … Leer más

Diseñar una estructura orientada a documentos

En este acercamiento a un Sistema de Gestión Documental único y sencillo que esté orientado a desarrollar y buscar documentos, una parte fundamental es diseñar una estructura que permita ordenar, de forma coherente, todo el contenido a guardar en un proyecto. Como dijimos en la entrada anterior, este sistema tendrá que esta orientado de arriba … Leer más

Piensa en documentos, no en archivos.

A la hora de desarrollar la estructura de un Sistema de Gestión Documental es muy común orientarlo a una estructura de carpetas para guardar archivos. Es lo más sencillo y natural cuando no tenemos claro cuál es la función del sistema, como hemos visto en las entradas anteriores. Esto se debe a que la forma … Leer más

Objetivos de un Sistema de Gestión documental

Además de saber que lo necesitas y qué es un sistema, lo siguiente que tenemos que tener claro, para desarrollar un Sistema de Gestión Documental, es saber para qué lo hacemos. ¿Cuál es el objetivo? Pues básicamente, un SGD tiene dos objetivos: Tiene que permitir desarrollar documentos con la información que queremos transmitir. Tiene que … Leer más

Qué es un Sistema de Gestión Documental

Continuando con la entrada anterior, sobre la introducción a un SGD para un estudio de arquitectura, vamos a seguir avanzando en algunos conceptos. Todos intuimos que una buena gestión documental del estudio nos va a permitir la optimización y rendimiento del trabajo, tanto si trabajamos solos como si lo hacemos en equipo. Pero para que … Leer más

Gestión Documental de un estudio de arquitectura

De entre todas las cosas que no nos explican en la Escuela, hay una que vamos a manejar todo el mundo y todos los días. Tanto si trabajamos solos, en un estudio pequeño o una gran empresa vamos a pasar una gran parte del tiempo haciendo DOCUMENTOS. Estos documentos, a diferencia de hace unos años, … Leer más